La gestion des collaborateurs

1. Gestion des groupes de collaborateurs

• But : créer des profils d’utilisateurs et leur affecter des droits
• Par défaut, le groupe "Administrateurs" est créé et les collaborateurs qui seront dans ce groupe auront tous les droits.  Le référent du projet doit être dans ce groupe pour pouvoir paramétrer la plateforme.

1.1.  Création d’un groupe de collaborateurs

o   Vous pouvez visualiser la liste des groupes existants.  Les flèches vous permettent de changer l’ordre des groupes.

•              Dans la colonne Statut, vous pouvez savoir si le collaborateur a créé son mot de passe et donc activé son compte : le voyant et rouge si le mot de passe n’a pas encore été défini ou vert lorsque le collaborateur est déjà actif.
•              Vous pouvez à tout instant réinitialiser un mot de passe en cliquant sur la double flèche en bout de ligne de chaque collaborateur.
  
  

 

Il vous faut maintenant identifier l'action que vous souhaitez effectuer.

Les tâches d'affectations s'effectuent en arrière-plan. C'est-à-dire que la mise à jour n'est pas nécessairement effective lorsque la page se rafraîchit.
Principalement si vous effectuez des actions sur un grand nombre de clients ou de collaborateurs. Ne vous inquiétez pas, les modifications choisies seront bien prises en compte. Pas besoin de recommencer si vous ne voyez pas tout de suite.

 

3. Les cas d'usage

a. Affecter des clients à un collaborateur

Vous accueillez un nouveau collaborateur et souhaitez lui affecter rapidement un grand nombre de dossiers ?

Cela est rapidement paramétrable depuis l'outil d'affectation.

Vous pouvez aussi consulter et désaffecter des clients pour ce collaborateur.

Ce fonctionnement va être identique pour tous les autres modes de sélection (groupes de collaborateurs, groupes clients et client). 

b. Affecter des clients à l'entièreté des membres d'un groupe de collaborateurs

 

Vous souhaitez donner un accès à tous les administrateurs à certains clients en 1 clic 

Il est désormais possible d'affecter un grand nombre de clients à un groupe de collaborateur. Il vous suffit de suivre l'exemple suivant.

Concernant la désaffectation ou la consultation, le principe est le même que pour l'affectation d'un collaborateur unique.

c. Affecter des collaborateurs à un client par rapport à son nom ou l'un de ses attributs.

Vous souhaitez vérifier qu'un dossier est bien accessible par les bons collaborateurs ou vous souhaitez en affecter d'autres rapidement ?

Il est aussi possible de gérer cette affectation directement pour un client donné. Que cela soit par son nom ou alors son numéro de client par exemple.

Dans le cas de plusieurs dossiers correspondants à la recherche, il vous suffira de sélectionner le dossier concerné et d'effectuer les modifications.

Le second point concerne un affichage de l'attribut qui vous permettra de rechercher de manière plus souple vos clients. 

Prenons l'exemple du numéro de client. Il est possible que vous ayez des noms de clients identiques, en revanche, les numéros de clients sont bien uniques. De plus, cela vous simplifiera la vie si vous raisonnez en numéro plutôt qu'en noms.

 

Une fois le filtre mis en place, il vous suffira d'utiliser la fonction CTRL+F de votre navigateur afin de trouver le dossier concerné si vous n'avez pas saisi de valeur dans le champ de saisie.

Vous pouvez aussi, comme dans l'exemple, directement taper un code client par exemple pour avoir un accès aux clients correspondants.

d. Affecter des collaborateurs à un groupe de client

 

Vous venez d'accueillir des nouveaux collaborateurs sur l'un de vos sites ou alors sur l'une de vos missions ?
Vous allez très rapidement pouvoir l'affecter à l'entièreté des clients présents dans le groupe concerné.

Pour cela, rien de plus simple : Sélectionnez le groupe de clients en bas à droite puis cochez les collaborateurs devant accéder aux dossiers.