Vous trouverez en pièce jointe un modèle de fichier de mapping pour Arborescence de fichier ou Moovapps, avec le modèle d'arborescence de MyCompanyFiles proposé par défaut.
Explication du fichier Excel et ses colonnes :
Colonne A - Chemin MyCompanyFiles : Vous indiquerez le chemin de votre arborescence MyCompanyFiles dans lesquels devront se déverser les documents de votre IsaGED.
AAAA signifie l'année de rangement dans MyCompanyFiles. Vous devrez nous spécifier si on récupère l'année dans un répertoire ou dans le libellé du fichier. Il faut que l'outil soit capable de récupérer l'année pour une publication par année.
Colonne B - Chemin d'accès GED : La section menant aux documents devant se déverser dans le répertoire MyCompanyFiles indiqué dans la colonne 1.
Si vous connaissez le code de la section, vous pouvez mettre le code directement.
Si vous souhaitez déverser plusieurs sections dans un même chemin MyCompanyFiles, il vous suffira de dupliquer la ligne et de renseigner les informations de la seconde section. Et ainsi de suite.
Colonne C : Condition particulière : Ajouter ici toute condition particulière que vous souhaitez. Par exemple, si il y a un code client dans le libellé du fichier, que l'on vérifie qu'il soit identique à celui du répertoire dans lequel il est. Ceci est facultatif.
Colonne D à G - Filtre sur le libellé "Commence par"/ "Contient" : Vous pouvez renseigner ici si vous souhaitez mettre un filtre quant au nom du fichier, c’est-à-dire spécifier : si le fichier doit contenir un mot clé donné / Absolument pas contenir un mot ou caractère / Commencer ou finir avec un caractère ou mot spécifique. C'est facultatif.
Colonne H - Extension : Spécifier si vous souhaitez un filtre sur le type d'extension (pdf, png, jpg, etc.). C'est facultatif.
Colonne I - Récursivité : Spécifier si vous souhaitez récupérer seulement les fichiers présents dans le répertoire (Non) ou bien aussi récupérer les fichiers présents dans les sous-répertoires (Oui). Par défaut, nous ne récupérons pas les fichiers présents dans les sous-répertoires.
Colonne I - Récursivité : Spécifier si vous souhaitez récupérer seulement les fichiers présents dans le répertoire (Non) ou bien aussi récupérer les fichiers présents dans les sous-répertoires (Oui). Par défaut, nous ne récupérons pas les fichiers présents dans les sous-répertoires.
Colonne J - Nombre d'années d'historique à publier : Quand nous rangeons les documents par année, nous pouvons limiter la remontée qu'aux N dernières années. Nous conseillons de remonter les 3 dernières années.
Colonne K - Commentaires : Vous pouvez ici ajouter tout commentaire qui nous servira à paramétrer le Publisher selon votre fichier Excel. Soyez exhaustifs.
Pour les arborescences Windows, mais surtout pour les arborescences Windows, bien vérifier qu'il n'y a pas de variation d'un dossier client à l'autre notamment sur les nommages de répertoires. C'est ce qui pose généralement le plus problème car ça varia plus qu'on l'imagine et les règles deviennent caduques.