Affecter vos collaborateurs aux dossiers en masse

Il est important que vos collaborateurs aient en visibilité leur portefeuille clients de manière claire et précise. Pour cela, vous proposons une fonctionnalité d'affectation des dossiers clients rapide et facile d'utilisation.

1. Présentation du module d'affectation et accès au module

Vous retrouverez le module d'affectation des clients au même endroit que les autres modules vous permettant d'administrer votre plateforme MyCompanyFiles. Il s'agit de la roue crantée dans le sous onglet "Droits et permissions".

2. Les possibilités d'affectations

Une fois sur la page d'affectation, 4 possibilités s'offrent à vous :

Affecter des clients à un collaborateur donné
Affecter des clients à tous les membres d'un groupe de collaborateurs
Affecter des collaborateurs à un client identifié par son nom ou identifié par un attribut
Affecter des collaborateurs à un groupe de clients.

Il faut maintenant identifier l'action que vous souhaitez effectuer.

Les tâches d'affectations s'effectuent en arrière-plan. C'est-à-dire que la mise à jour n'est pas nécessairement effective lorsque la page se rafraîchit.

C'est le cas notamment si vous effectuez des actions sur un grand nombre de clients ou de collaborateurs.

Ne vous inquiétez pas, les modifications choisies seront bien prises en compte. Pas besoin de recommencer si vous ne les voyez pas tout de suite.

3. Les cas d'usage

Affecter des clients à un collaborateur

Vous accueillez un nouveau collaborateur et souhaitez lui affecter rapidement un grand nombre de dossiers ?

C'est possible de le faire rapidement depuis l'outil d'affectation.

Vous pouvez aussi consulter et désaffecter des clients pour ce collaborateur.

Ce fonctionnement va être identique pour tous les autres modes de sélection (groupes de collaborateurs, groupes clients et client).

Affecter des clients à l'entièreté des membres d'un groupe de collaborateurs

Vous souhaitez donner un accès à tous les administrateurs à certains clients en 1 clic.

Il est possible d'affecter un grand nombre de clients à un groupe de collaborateurs. Il vous suffit de suivre l'exemple suivant.

Concernant la désaffectation ou la consultation, le principe est le même que pour l'affectation d'un collaborateur unique.

Affecter des collaborateurs à un client par rapport à son nom ou l'un de ses attributs.

Vous souhaitez vérifier qu'un dossier est bien accessible par les bons collaborateurs ou vous souhaitez en affecter d'autres rapidement ?

Il est aussi possible de gérer cette affectation directement pour un client donné. Que cela soit par son nom ou alors son numéro de client par exemple.

Dans le cas de plusieurs dossiers correspondants à la recherche, il vous suffira de sélectionner le dossier concerné et d'effectuer les modifications.

Le second point concerne un affichage de l'attribut qui vous permettra de rechercher de manière plus souple vos clients.

Prenons l'exemple du numéro de client. Il est possible que vous ayez des noms de clients identiques (homonymes), en revanche, les numéros de clients sont bien uniques. De plus, cela vous simplifiera la vie si vous raisonnez en numéro plutôt qu'en noms.

Une fois le filtre mis en place, il vous suffira d'utiliser la fonction CTRL+F de votre navigateur afin de trouver le dossier concerné si vous n'avez pas saisi de valeur dans le champ de saisie.

Vous pouvez aussi, comme dans l'exemple, directement taper un code client pour avoir un accès aux clients correspondants.

Affecter des collaborateurs à un groupe de client

Vous venez d'accueillir des nouveaux collaborateurs sur l'un de vos sites ou alors sur l'une de vos missions ?

Vous allez très rapidement pouvoir l'affecter à tous les clients présents dans le groupe concerné.

Pour cela, rien de plus simple : sélectionnez le groupe de clients en bas à droite puis cochez les collaborateurs devant accéder aux dossiers.

Un collaborateur dont le compte est inactif ou suspendu ne pourra pas être affiché dans l'onglet Utilisateurs de la fiche client.