Déploiement Agent Serveur
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      Agent serveur : 1 - Présentation des modules

      L’Agent Serveur permet de connecter votre infrastructure informatique à notre service MyCompanyFiles.

      1. Agent serveur

      Il vient s’installer en local sur le serveur avec lequel se situent les données à traiter, et tournera en fond pour détecter et analyser les nouveaux événements.

      Ce document va vous présenter les trois modules de l’agent serveur : le Publisher, le Downloader et (nouveau) le Lien GI.

      Compatibilité des modules avec les différents outils du marché :

      Capture décran 2023-08-03 093530

      2. Publisher

      Compatibilité : Arborescence (Windows/Mac/Linux), IsaGed, ACD, CEGID, Coala, Novaxel et MoovApps.

      Fonctionnement : Le Publisher permet d’envoyer automatiquement des documents présents dans votre GED vers la plateforme MyCompanyFiles, en gardant une arborescence différente sur votre GED et sur MyCompanyFiles.

      Fonctionnalités
      Les clients sont identifiés et filtrés selon différents cas de figure (nom du client, attribut, etc.)
      Les données peuvent être sur plusieurs serveurs
      Les documents peuvent être filtrés : mot-clé, métadonnées, année, extension, etc.
      Les documents à publier peuvent être renommés "à la volée" et ne publier que la dernière version
      Les fichiers peuvent se ranger par année / mois / salariés / etc.

      Intérêt : Restituez automatiquement les documents que vous souhaitez mettre à disposition de votre client, qui sera notifié régulièrement des nouveaux dépôts.

      Les collaborateurs n'ont plus à gérer ces envois, tâches chronophages à faible valeur ajoutée et à risques d'erreurs humaines. Et les clients retrouvent leurs documents rapidement et facilement sur une arborescence spécifique à leurs besoins (différents de ceux des collaborateurs dans la GED du cabinet).

      3. Downloader

      Compatibilité directe : Arborescence (Windows/Mac/Linux) et SAGE (Coala)

      Compatibilité indirecte * :  IsaGed, ACD, Novaxel et MoovApps

      *  Nous téléchargeons les documents dans votre arborescence Windows, ensuite, il faut passer par un script proposé par l'éditeur qui injecte les documents dans la GED.

      Fonctionnement :    Le Downloader vient récupérer automatiquement les documents déposés par vos clients dans MyCompanyFiles (zone de dépôt) pour les intégrer dans votre  serveur.

      Fonctionnalités

      Les clients sont identifiés et peuvent être filtrés selon différents cas de figure
      Archive/Supprimer le document sur MyCompanyFiles après l'avoir téléchargé sur votre serveur
      Peut récupérer toute la zone de dépôt ou seulement certain répertoires
      Temps de latence possible pour éviter de montrer au client l'automatisation

      Intérêt : Les documents déposés par votre client peuvent être automatiquement redescendus dans votre serveur pour être traités par vos collaborateurs, qui continueront de  recevoir les différents mails récapitulatifs pour être informé des nouvelles pièces.

      Cela permet aussi d'alimenter une zone de votre serveur qui sera ensuite absorbé (via un script) par d'autres solutions (votre GED ou OCR), et ainsi automatiser le transfert de ces documents d'une solution à l'autre.

      En couplant le Publisher et le Downloader, vous pouvez ainsi automatiser la collecte et la restitution des données à vos clients, sans actions de votre part !

      Exemple d'un cabinet utilisant le Publisher et Downloader. 1, le client dépose des fichiers dans sa zone de dépôt. 2, le Downloader télécharge automatiquement les pièces sur le serveur du cabinet. 3, production des documents à destination du client. 4, Le Publisher remonte les documents à publiser présents dans la GED du cabinet. 5, Le client consulte les documents que le cabinet lui a mis à sa disposition.

      4. Lien de Gestion Interne

      Compatibilité : AGIRIS (IsaGI) et ACD (DIA Client). 

      Le lien avec la GI de Coala est  envisageable si vous souhaitez être un client pilote.

      Fonctionnement :   Le lien de Gestion Interne permet d'automatiser la création, l'affectation et la suppression des utilisateurs de votre plateforme MyCompanyFiles.

      Concrètement, il vérifie toutes les 60 secondes si l'activation MCF a été activée pour un client sur votre outil de Gestion Interne, tout en regardant aussi si des contacts ou collaborateurs ont été affectés ou désaffectés pour les clients activés sur MyCompanyFiles.

      Fonctionnalités

      Dossiers client

      Si un client est activé sur la GI alors :

      1. Il est crée sur MCF et sa fiche du client est alimentée par un ensemble de données (à définir ensemble).
      2. Les contacts et collaborateurs lui seront affectés (à définir ensemble).
      3. Des connecteurs peuvent être activés (à définir ensemble).
      4. L'historique de ses documents sera remonté via le Publisher.

      Si le client est désactivé alors il sera supprimé de MCF.

      Contacts client

      Le lien GI va affecter tous les contacts d'un client devant être présents sur MCF (à définir ensemble). L'email du contact devra être obligatoirement renseignée.

      Si le contact n'existe pas, alors le lien GI va le créer, lui envoyer un mail d'activation et l'affecter au dossier lié. Les "permissions" données à ce contact sont celles du modèle d'arborescence (En lecteur sauf sur dépôt).

      Si un contact n'est plus affecté à aucun dossier client, alors il sera supprimé de MCF.

      Collaborateurs

      Un collaborateur sera affecté à tous les clients sur MCF qui lui sont affectés dans la GI.

      Si un client est affecté à un collaborateur n'existant pas sur la plateforme, alors il sera crée automatiquement.

      Un collaborateur sera supprimé de MCF uniquement lorsqu'une date de sortie sera renseignée sur la fiche du collaborateur sur la GI.

      Intérêt : Vous n'avez tout simplement plus besoin de créer manuellement vos clients, contacts et collaborateurs, et d'en gérer les droits associés. En effet, cette gestion devient  complexe à partir d'une certaine taille, et vous oblige à gérer deux bases de données en parallèle (MyCompanyFiles et votre GI).

      Le Lien GI va transformer votre GI en un outil de pilotage de MyCompanyFiles. Vos clients sont créés automatiquement avec les dernières informations les concernant, leurs  connecteurs activés et les contacts ou collaborateurs associés au client. Tous ces utilisateurs reçoivent un mail d'activation à leur création et sont supprimés quand ils sortent de votre cabinet.
      image (1)

      5. GED Arborescence Windows [Nouveau]

      Compatibilité : AGIRIS (IsaGI) et ACD (DIA Client). 

      Fonctionnement :  Nous vous proposons une GED simple et économique , directement sur l'arborescence Windows de votre serveur et pilotable depuis votre outil de Gestion Interne.


      L'idée est simple : lorsque vous créez un client sur votre GI, ce client est aussi créé sur votre serveur avec une arborescence Windows qui lui est spécifique (ou la même pour tous). Si un client part, alors son arborescence sera archivée dans un répertoire dédié.

      Les principales fonctionnalités sont :

      • Différents types d'arborescences selon le client
      • Donner les droits d'accès qu'aux collaborateurs affectés au client, ou bien à tous les collaborateurs
      • Certains types de collaborateurs (social ou juridique par exemple) peuvent avoir accès à tous les clients, mais sur seulement une partie de l'arborescence.
      • Gestion des dossiers exercice avec création des nouveaux exercices automatiquement lorsqu’un nouvel exercice est ajouté sur la GI

      Intérêt : Avoir une GED pilotable depuis votre Gestion Interne, qui est économique (stocké sur votre serveur), facile d'utilisation (tous vos collaborateurs savent comment fonctionne une arborescence Windows) et totalement ouverte (les données sont accessibles et peuvent être facilement migrés si besoin).

      L'arborescence Windows peut très simplement se connecter à MyCompanyFiles via le Publisher et le Downloader, et vous permet de mettre à disposition certains de vos documents à vos clients, et récupérer les pièces qu'ils déposent sur la plateforme.