Dans cet article, nous vous montrons comment il est possible d'archiver votre production SILAE afin qu'elle puisse être remontée sur votre plateforme via l'agent serveur (Publisher).
Depuis SILAE, vous pouvez archiver automatiquement vers votre serveur les documents produits .
Grâce à l'agent serveur, vous pourrez ensuite publier automatiquement les fichiers vers MyCompanyFiles et les mettre à disposition de vos clients.
Vous pouvez aussi les intégrer dans IsaGED via leurs liaisons répertoires (Intégrer des documents dans ISAGED via liaisons répertoires)
Note : La 1ère méthode permet d'archiver les bulletins et autres documents suite à une action manuelle : les éditions groupées.
La 2nde méthode permet de générer des duplicatas, archivés lors de l'édition ou l'envoi par mail du document, et permet ainsi d'automatiser totalement leur génération.
Voici les 2 méthodes proposées :
1 - Archivage via les éditions groupées - duplicatas
A - Paramétrage
- Rendez-vous dans la section "Paramétrage des éditions groupées" de SILAE
- Créez une nouvelle édition groupée
- Indiquez le code et le libellé de cette nouvelle édition groupée
- Choisissez les éditions concernées par cette édition groupée, en les cochant. Vous pouvez aller plus en détail d'une édition, en cliquant sur la flèche à côté de son libellé.
- Cliquez sur "Sauver", pour sauvegarder la configuration de votre édition groupée
- En cliquant sur la flèche à côté de "Code", vous pourrez retrouver toutes vos éditions groupées configurées.
B - Lancer sur un dossier client
Paramétrer l'archivage du dossier.
Pour chaque dossier dont vous voulez archiver les éditions groupées, il faut paramétrer son chemin d'archivage :
- Rendez-vous sur le dossier client
- Puis dans la section "Relation client" choisissez"Tâches à réaliser".
- Descendez dans la partie P5, et activez l'archivage
- Sélectionnez "Faire un PDF par édition"
- Définissez le chemin d'archivage dans lequel les éditions du dossier client viendront s'archiver
Pour lancer une édition groupée, il faut retourner sur la page principale du dossier de paie du client :
- Cliquez sur la case "Bulletins" du mois dont vous voulez lancer les éditions.
- Une fenêtre s'affiche, où vous devez indiquer l'édition groupée précédemment paramétrée que vous souhaitez lancer.
- Une nouvelle page s'affiche détaillant l'édition groupée, cliquez sur "Archiver l'édition"
- Une fenêtre va s'afficher vous demandant de lancer l'édition groupée. Cliquez sur "Lancer".
Les documents devraient avoir été archivés dans le répertoire d'archivage paramétré pour le client.
Ainsi, en liant le Publisher à ce répertoire, ou en faisant une liaison entre votre GED et ce répertoire, vous pourrez remonter ces documents sociaux sur MyCompanyFiles.
2 - Archivage automatique après édition/envoi par mail - Duplicatas
Note : Cette méthode permet d'archiver de manière automatique les répertoires sur votre serveur, mais uniquement les duplicatas. Ils seront alors archivés dès qu'une édition ou un envoi par mail est lancé.
- Rendez-vous dans la section "Tâches à réaliser" du dossier client.
- Descendez jusqu'à la partie "P2 - Bulletins duplicata" et cochez l'option "Archivage"
- Sélectionnez si vous souhaitez ou non regrouper tous les bulletins des salariés dans un seul PDF.
- Cochez la case "Archiver automatiquement lors de l'édition ou de l'envoi par mail des bulletins originaux".
- Cliquez sur "Parcourir" sur la partie concernant le répertoire de destination, pour indiquer le répertoire où iront s'archiver automatiquement les duplicatas de bulletins.
- Indiquez le nom du dossier client, dans lequel viendront se déverser les duplicatas
C'est fait. Dorénavant, des duplicatas de bulletins de paie seront archivés sur votre serveur quand une édition ou un envoi par mail est lancé.