MyCompanyFiles a la volonté d’accompagner et guider les différents acteurs dans la prise en main, mise en place et mise à disposition de la plateforme.
Pour faciliter ces différentes étapes, MyCompanyFiles a prévu différents outils dans le centre d’aide de votre plateforme : e-learning, tutoriels, mais également différents supports écrits. Un parcours accélérateur est ainsi proposé et fortement conseillé.
MyCompanyFiles offre une réelle valeur ajoutée à vos collaborateurs
1. Simplification de la collecte et de la restitution… boostée par l’automatisation des flux
- Un point de collecte unique : diminution du nombre d’emails reçus, diminution des envois papiers de la part des clients, diminution des différents moyens de collecte.
- Fluidification des échanges avec les clients grâce à des fonctionnalités qui permettent de faciliter la collecte : formulaires et rappels.
- Permet aussi la restitution : le client retrouve les documents réalisés par le cabinet directement dans la plateforme ! Il n’est plus nécessaire d’envoyer des emails, d’utiliser une Dropbox ou d’envoyer les documents au format papier)
- Un historique est à disposition pour garder une trace des dépôts et téléchargements. Cela évite tout risque de friction sur ce qui a été fait et quand cela a été fait !
- Un gain de temps considérable sur les taches de dépôt des pièces par le client, des rappels et relances, et la publication : jusqu’à 17h35 par mois.
- Réduction des actions manuelles (glisser-déposer, envoi de pièces jointes). La plateforme se connecte directement à la GED et permet d’automatiser l’envoi et la récupération des documents de la GED.
- Automatisation de l’envoi de documents vers les outils métiers (OCR, GED, facturation, paiement). Ex : le client du cabinet dépose un document via l’application du cabinet (MyCompanyFiles), et ce dernier sera automatiquement envoyé à l’outil paramétré…
2. Une prise en main facilitée
- Pour faciliter la prise en main de la plateforme, un onboarding par le référent est prévu pour les collaborateurs.
- E-learning de trois vidéos dédié aux collaborateurs.
3. Les autres avantages de la plateforme
- Cette plateforme est interconnectée aux outils métier que les collaborateurs utilisent au quotidien.
- Flexibilité de la GED avec une arborescence personnalisable.
- Cette plateforme est également un moyen de communication avec le portefeuille de clients grâce à différentes fonctionnalités : actualités, pop-up, événement, “j’ai besoin”, formulaires…
- Répond à la problématique de conformité RGPD.
- Un outil comme solution face à des contraintes conjoncturelles (comme la gestion de la crise COVID-19 ou le télétravail...).
4. Aide à l'accompagnement de vos clients
- Pour la formation de vos clients sur la plateforme, MyCompanyFiles vous accompagne grâce à des supports mis à disposition dans le centre d’aide.
- Pour toutes questions, le collaborateur est encadré et conseillé par son référent. De plus, le Customer Success Manager de MyCompanyFiles est aussi en mesure de répondre aux différentes sollicitations liées à l’introduction et prise en main.