Connecteurs Pushdoc
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      Comment envoyer automatiquement les fichiers de MyCompanyFiles vers Pennylane grâce au PushDoc mail ?

      Ce connecteur va vous permettre d'envoyer les fichiers de MyCompanyFiles à Pennylane.

      Qu'est-ce que le PushDoc mail ?

      Le PushDoc mail est un système qui permet d'envoyer des documents numériques par mail de manière automatique et sécurisée. Cela simplifie et sécurise la transmission de fichiers tels que des factures de ventes ou d'achats.

      Comment paramétrer le PushDoc mail Pennylane ?

      Note : Vous pouvez cliquer sur les images pour les ouvrir dans un nouvel onglet et les voir en plus grand.

      Première étape : Paramétrage du PushDoc

      Pour commencer, rendez-vous dans la partie Administration (icône roue dentée), puis cliquez sur Paramétrer les connecteurs.

      Sur cette image, on voit la page Administration de l'interface, avec une flèche qui pointe vers l'icône de la roue dentée située dans la barre de menu pour accéder à cette section. Sur la page, une liste de liens vers d'autres sous-pages est visible, avec le lien Paramétrer les connecteurs souligné pour indiquer qu'il s'agit de l'option sélectionnée.

      Sur la page Connecteurs, vous pouvez utiliser le champ Rechercher un connecteur ou un service pour trouver le connecteur Pennylane. Lorsque vous tapez le nom du connecteur, un filtre s'applique automatiquement à la liste, vous montrant les résultats correspondants sous forme de carrés boutons.

      Capture d'écran de la page Connecteur. En haut de l'image, un champ de recherche affiche le texte 'Pennylane', souligné. En bas de l'écran, un élément nommé 'Pennylane' est également présent, souligné.

      Une fois que vous avez trouvé le connecteur Pennylane, cliquez sur le carrée pour accéder à son paramétrage.

      Pour activer le connecteur, cliquez sur le bouton Non actif. Une fois activé, le bouton devient Actif. Vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton Paramétrer pour commencer à configurer le connecteur.

      Capture d'écran de la page du connecteur Pennylane avant le paramétrage. La page présente un logo circulaire à gauche, suivi d'un texte indiquant : 'Centralisez votre comptabilité et vos finances au même endroit et optimisez votre gestion. Avec Pennylane, pilotez votre trésorerie en temps réel et prenez de meilleures décisions.' En dessous, la 'Liste des services' affiche un service intitulé 'Pushdoc vers Pennylane', avec trois boutons inactifs : 'Non actif', 'Paramétrer' et 'Envoi différé'. À droite, un bouton bleu 'Ajouter un service' est également visible.

      Choix des dossiers clients

      Après avoir cliqué sur le bouton Paramétrer, vous arriverez sur la première page de paramétrage du connecteur : Choisissez les clients à qui vous souhaitez donner accès au service.

      Sur cette page, plusieurs options de recherche filtrée sont à votre disposition :

      1. Recherche par groupe de dossiers clients : Vous pouvez sélectionner un groupe de dossiers clients dans la liste déroulante Tous les groupes.
      2. Recherche par attribut de fiche client : Sélectionnez un attribut dans la liste déroulante Aucun attribut, puis saisissez la valeur de l'attribut dans le champ Nom du client et/ou valeur d'attribut.
      3. Recherche simple : Si vous ne souhaitez pas utiliser la recherche filtrée, vous pouvez simplement cliquer sur le bouton Rechercher les clients sans sélectionner de filtres.

      Une fois que vous avez cliqué sur le bouton Rechercher les clients, une liste de dossiers clients s'affichera.

      • Vous pouvez sélectionner les dossiers clients pour lesquels vous souhaitez activer le connecteur en cochant la case à gauche de chaque élément de la liste.
      • La toute première case permet de sélectionner tous les clients, y compris ceux présents sur les pages suivantes.

      Après avoir sélectionné vos clients, cliquez sur le bouton Valider en bleu pour sauvegarder votre choix et passer à l'étape suivante.

      Note : Si vous revenez sur cette page ultérieurement, seuls les dossiers clients déjà sélectionnés seront visibles au départ. Il faudra refaire une recherche pour afficher de nouveau les dossiers clients pour lesquels le connecteur n'est pas encore activé.

      Deuxième étape : Paramétrer les chemins de dépôt

      Il vous faut ensuite paramétrer les chemins de dépôt et d'archive. Nous vous recommandons d'utiliser l'arborescence de dépôt par défaut.

      1. Chemin de dépôt dans MCF : Le chemin que vous spécifiez ici désigne l'emplacement où les fichiers seront déposés par le client.

        Exemple recommandé pour le dépôt :

        • Pour les factures fournisseurs :
          ZONE DE DEPOT/Factures Fournisseurs
        • Pour les factures de vente :
          ZONE DE DEPOT/Factures de vente

      2. Chemin d'archive : Ce champ spécifie où les fichiers seront archivés une fois qu'ils auront été envoyés à Pennylane.

        Exemple recommandé pour l'archive :

        • Pour les factures fournisseurs :
          DOSSIER COMPTABLE/{millésime}/PIECES COMPTABLES SCANNEES/Factures fournisseurs
        • Pour les factures de vente :
          DOSSIER COMPTABLE/{millésime}/PIECES COMPTABLES SCANNEES/Factures de ventes

      3. Type : Dans cette liste, sélectionnez le type de document correspondant aux chemins de dépôt et d'archive que vous avez renseignés. Vous pourriez par exemple choisir Achat ou Vente, selon le type de fichier concerné.

      Une fois que vous avez rempli le Chemin de dépôt, le Chemin d'archive, et sélectionné le Type de document, cliquez sur le bouton Ajouter. Ce chemin sera alors ajouté à la Liste des chemins de dépôt déjà définis, visible sous l'interface.

      • Si vous avez besoin de modifier ou de supprimer un chemin, cliquez sur l'icône corbeille sur l'entrée correspondante.

      Une fois tous les chemins correctement renseignés et ajoutés, cliquez sur le bouton Suivant  en bas de la page pour finaliser le paramétrage global du connecteur.

      Troisième étape : Récupérer l'adresse e-mail de dépôt de Pennylane

      Pour les clients que vous avez sélectionnés, vous verrez des attributs qui commencent par  "Mail Winauditor" qu'il faudra compléter avec l'adresse e-mail de dépôt de Pennylane. Cela permet de créer le lien entre Pennylane et MyCompanyFiles.

      Pour cela, rendez-vous sur votre plateforme Pennylane afin d'obtenir les adresses e-mail de dépôt spécifiques à votre entreprise. Ces adresses sont accessibles à partir des applications Pennylane :

      1. Connectez-vous à votre compte Pennylane.

      2. Allez dans l'onglet : Paramètres entreprise > Transmission factures.

      3. Sous la section "Adresses e-mail", cliquez sur Activer.

      4. Récupérez les deux adresses e-mails générées, qui sont spécifiques à votre entreprise (au format votreentreprise-chiffresetlettresaleatoires), et utilisez-les pour transférer vos factures :

        1. Pour les factures d'achat, utilisez l'adresse qui se termine par @suppliers.pennylane.com.
        2. Pour les factures de vente, utilisez celle qui se termine par @customers.pennylane.com.

      Quatrième étape : Créer le lien entre les clients sur MCF et Pennylane

      Pour connecter vos clients entre les deux systèmes, vous devez vous assurer que les attributs Mail Winauditor sont bien complétés.

      Actuellement, l'attribut à utiliser pour connecter Pennylane est Mail Winauditor. 

      Le paramétrage est désormais effectif. Tous les documents déposés à partir de ce moment seront publiés dans l'espace Pennylane. En revanche, les documents déposés avant la configuration du connecteur ne seront pas traités automatiquement et devront être redéposés.