Comment gérer les accès multiples (collaborateurs et clients) ?

Comprendre la structure des comptes dans MyCompanyFiles

Dans MyCompanyFiles, un utilisateur est identifié par son adresse email. Cette adresse email est unique.

Cependant, un même utilisateur peut être associé à plusieurs cabinets avec des rôles différents : en tant que collaborateur ou en tant que contact client.

Cas 1 : Un collaborateur doit accéder à plusieurs cabinets 

Lorsqu'un collaborateur doit accéder à plusieurs cabinets MyCompanyFiles avec la même adresse email, le système affiche l'erreur "email déjà utilisée" car l'adresse est déjà associée à un compte.

La solution recommandée est d'utiliser des alias email. Un alias email est une variante de votre adresse email principale qui redirige vers la même boîte de réception. Pour créer un alias, utilisez le format suivant : si votre email principal est prenom.nom@domaine.com, vous pouvez utiliser prenom.nom+cabinet1@domaine.com pour le premier cabinet, prenom.nom+cabinet2@domaine.com pour le deuxième cabinet, et ainsi de suite.

La plupart des fournisseurs de messagerie (Gmail, Outlook, etc.) supportent cette syntaxe avec le signe "+". Tous les emails envoyés à ces alias arriveront dans votre boîte principale.

Pour mettre en place cette solution, demandez à l'administrateur du nouveau cabinet de créer votre compte collaborateur avec l'alias email (ex: prenom.nom+cabinet2@domaine.com).

Vous recevrez l'email d'activation dans votre boîte principale. Activez votre compte et définissez votre mot de passe. Lors de la connexion, utilisez l'alias email correspondant au cabinet souhaité.

Les avantages de cette approche sont que vous conservez une seule boîte de réception pour tous vos emails, chaque cabinet a un compte distinct avec ses propres droits et paramètres, et vous pouvez avoir des rôles différents dans chaque cabinet.

Cas 2 : Un contact client doit accéder à plusieurs cabinets 

Pour les contacts clients, MyCompanyFiles gère nativement l'accès multi-cabinets. Un même contact (identifié par son email) peut être associé à plusieurs cabinets sans avoir besoin d'alias.

Lors de la connexion, si le contact est associé à plusieurs cabinets, il verra une liste de sélection lui permettant de choisir le cabinet auquel il souhaite accéder. Le système récupère automatiquement la liste des providers actifs auxquels le contact a accès.

Pour ajouter un contact existant à un nouveau cabinet, l'administrateur du nouveau cabinet crée le contact avec la même adresse email. Le système détecte que l'utilisateur existe déjà et l'associe au nouveau cabinet. Le contact peut maintenant choisir entre ses différents cabinets lors de la connexion.

Cas 3 : Une personne est à la fois collaborateur et contact client

Il est possible qu'une même personne soit collaborateur dans un cabinet et contact client dans un autre. Dans ce cas, le système distingue les deux rôles par le type d'utilisateur. Lors de la connexion, la personne sera dirigée vers l'interface correspondant à son rôle dans le cabinet sélectionné.

Résolution des erreurs courantes

Lorsque l'erreur "Email déjà utilisée" apparaît lors de la création d'un collaborateur, vérifiez si la personne a déjà un compte dans un autre cabinet. Si oui, utilisez un alias email pour créer le nouveau compte. 

Lorsque l'erreur "Email déjà utilisée" apparaît lors de la création d'un contact, vérifiez si le contact existe déjà dans votre cabinet (peut-être associé à un autre dossier client). Si le contact existe dans un autre cabinet, le système devrait normalement permettre l'association sans erreur. Si l'erreur persiste, contactez le support technique.

Bonnes pratiques générales

Pour les collaborateurs multi-cabinets, utilisez systématiquement des alias email pour éviter les conflits. Documentez les alias utilisés pour chaque cabinet. 

Pour les contacts clients, privilégiez l'utilisation de la même adresse email pour faciliter l'accès multi-cabinets. Informez les contacts qu'ils pourront choisir leur cabinet lors de la connexion. Vérifiez que l'adresse email est correctement orthographiée pour éviter les doublons involontaires.

Pour les administrateurs, avant de créer un nouveau compte, vérifiez si l'utilisateur existe déjà dans le système. En cas de doute, contactez l'utilisateur pour confirmer son adresse email.