Comment retrouver l'historique des activités d'un dossier, d'un contact ou d'un fichier ? 

Ce que permet l’historique

L’historique permet de :

• Identifier la date et l'heure de la dernière connexion d'un contact
• Vérifier quelles actions ont été réalisées par un collaborateur ou un contact sur les documents et les dossiers :
  • ajouts / dépôts de fichiers,
  • téléchargements,
  • renommages / déplacements,
  • suppressions et restaurations.
  • ajout/suppression d'un tag
• Disposer d’éléments de preuve en cas de :
  • contestation d’une suppression,
  • suspicion d’accès non autorisé,
  • audit interne ou demande du client.

Où consulter l’historique côté cabinet

a) Historique des actions réalisées sur un dossier (ou un fichier) : 

1. Ouvrez le dossier client concerné.
2. Accédez à l’onglet Activités.
3. Filtrez si besoin par :
   • type d’action (connexion, dépôt, suppression, téléchargement, etc.),
   • utilisateur (collaborateur, client final),
   • période (date de début / date de fin).

Vous obtenez ainsi la liste des actions réalisées sur ce dossier, avec :

• la date et l’heure,
• l’utilisateur à l’origine de l’action,
• le détail de l’action (par exemple : « Suppression du fichier X.pdf »,  etc.).

b) Historique de la dernière connexion d'un contact : 

1. Dans l'administration (roue dentée), cliquer sur le bouton "Gérer les contacts"
2. Vous obtenez une vue où vous aurez une colonne qui indique "Dernière connexion le" 
3. Cette donnée indique la date et l'heure de la dernière connexion de votre contact.
4. Vous pouvez si vous le souhaitez exporter la liste de vos contacts et avoir cette donnée dans fichier CSV. 

Logs de suppression : que peut-on vérifier ?

Lorsque la suppression d’un fichier ou d’un dossier est contestée, il est possible de :

• Vérifier dans le journal du dossier :

  • l’utilisateur qui a lancé la suppression,
  • la date et l’heure,
  • l’élément concerné (nom du fichier ou du dossier).

• Regarder la corbeille :

  • puis confirmer si l’élément est encore restaurable,
  • Prendre connaissance de la date de suppression et la personne à l’origine de l’action.

Bonnes pratiques pour les cabinets

Pour faciliter les audits ultérieurs :

• Limiter les droits : donner les droits de suppression uniquement aux profils qui en ont réellement besoin.
• Standardiser les accès : éviter le partage d’un même compte entre plusieurs personnes, afin que chaque action soit bien attribuée à un utilisateur identifié.

Lorsque vous avez besoin d’un export de logs

Si vous avez besoin d’un export complet (par exemple pour un contrôle interne, un litige client ou un audit externe) :

1. Rassemblez les informations suivantes :
   • nom du cabinet,
   • identifiant du client ou du dossier concerné,
   • période souhaitée,
   • type d’actions à tracer (connexions, suppressions, dépôts, etc.).
2. Ouvrez un ticket au support MyCompanyFiles en précisant clairement votre besoin.

L’équipe support vous indiquera :

• ce qui est effectivement disponible sur la période demandée,
• le format de restitution possible.