Comment envoyer automatiquement les fichiers de MyCompanyFiles vers ACD / iDépôt grâce à l'API PushDoc ?

⚠️ Attention : Le connecteur iDépôt via FTP n'est plus maintenu. Veuillez contacter votre CSM pour passer à la version API présentée dans cet article.

Prérequis

Avant de commencer, assurez-vous d'avoir un compte administrateur sur MyCompanyFiles, l'URL de l'API ACD, vos identifiants ACD (utilisateur admnistrateur).

Étape 1 : Accéder au connecteur

Connectez-vous à votre interface MyCompanyFiles.
Depuis le menu principal, cliquez sur Administration.
Cliquez sur l'option Paramétrer les connecteurs.
Dans la liste des connecteurs disponibles, recherchez ACD. Vous pouvez utiliser la barre de recherche si besoin.

Puis cliquez sur le bouton pour activer le connecteur puis sur celui pour le modifier.

Il va maintenant vous falloir choisir vos clients grâce à des filtres ou une recherche simple.

Puis cliquez sur "Valider"

Étape 2 : Configuration des paramètres client

Vous devez avoir :

L'URL de l'API (URL de connexion à I-Suite)
Les Logins et Mots de passe d'un administrateur global sur I-Dépôt (avoir accès à l'ensemble des dossiers du cabinet).
Il s'agit de votre LOGIN et non de votre adresse mail.
Le CNX (présent dans l'URL comme dans la capture ci-dessous). Si le CNX n'est pas présent, il vous suffit de vous déconnecter de votre espace I-Suite et celui-ci apparaitra dans l'URL.

⚠️ Important : L’authentification au connecteur I-Dépôt n’est pas compatible avec les comptes disposant de la double authentification (2FA ou MFA).
Si le compte utilisé pour le paramétrage du connecteur possède la 2FA, la récupération du token d’accès échouera et le transfert des documents ne pourra pas fonctionner.
Dans ce cas, utilisez un compte I-Dépôt sans 2FA, ou demandez à votre fournisseur de créer un compte dédié sans authentification à deux facteurs pour l’intégration API.

Commencez par vérifier que vous paramétrez bien la version 2 du connecteur ACD.
Ensuite, en tapant l'URL d'ISUITE sur une page web, recopier l'URL dans le champs API URL puis le CNX.
Attention le "/" après le ".fr" est très important.

Exemple d'URL : https://appli.nomducabinet.fr/isuiteexpert/?CNX=CNX

Enfin, renseigner le login et mot de passe Isuite

Étape 3 : Configuration des chemins de dépôt

Enfin, définissez où MyCompanyFiles doit récupérer les documents à envoyer et comment les classifier dans Idepot. Vous pouvez définir plusieurs règles d'envoi.
1. Chemin de dépôt MCF : Indiquez le chemin complet dans l'arborescence MyCompanyFiles où se trouvent les documents à envoyer vers Idepot.
  - Utilisez l'auto-complétion pour vous aider à saisir le chemin.
  - Vous pouvez utiliser les variables {millésime} (année en cours AAAA) et {mois} (mois en cours MM) pour créer des chemins dynamiques.
2. Type de document dans Idepot :
  - Sélectionnez ensuite le type de documents (Facture d'achat, facture de vente,...)
3. Chemin d'archive MCF : Spécifiez ici le chemin d'archivage pour déplacer les documents envoyés avec succès vers un autre dossier dans MCF. Vous pouvez également utiliser les variables {millésime} et {mois}.
4. Cliquez sur Ajouter pour créer votre première règle d'envoi.
5. Répétez les étapes 1 à 4 pour ajouter d'autres règles si nécessaire (par exemple, une règle pour les factures d'achat et une autre pour les notes de frais, pointant vers des chemins ou des types différents).
6. Les modifications apportées aux règles (ajout et suppression) sont enregistrées au fur et à mesure.
7. Une fois toutes vos règles configurées, cliquez sur le bouton Valider en bas de page pour finaliser le paramétrage du connecteur.

Si la liste déroulante "Type" est vide, cela signifie que la connexion à Idepot ne s'est pas faite correctement. Retourner à l'étape 2 et vérifier l'ensemble des champs saisi.
Vous pouvez pour tester le login et mot de passe vous connecter à Isuite et vérifier également que vous avez bien accès à tous les dossiers d'Isuite.

Étape 4 : Mapping des codes dossiers

La liaison avec iDépôt se faisant par API, il est nécessaire d'indiquer pour chaque dossier client son identifiant ACD.
Cet identifiant doit être renseigné dans un attribut de la fiche du client.

Pour cela, il vous suffit de :
- Pour cela, cliquez sur "choisir un attribut".
- Puis sélectionné le modèle de données dans lequel se trouve l'attribut souhaité (ici dans notre exemple le modèle s'appelle client).
- Sélectionner l'attribut qui est l'attribut commun entre Agiris et MCF (en général c'est le code client), ici dans notre exemple nous avons choisi l'attribut "Codeclient".
- Puis cliquez sur "Valider".

(L'attribut doit bien être présent dans Modèle de données : EX : Attribut "Codeclient" )

Une fois cet attribut choisit, il s'affichera sur la page avec l'ensemble des dossiers clients. Il ne vous reste plus qu'à indiquer les codes clients ACD des clients pour lesquels vous voulez activer le PushDoc.

Le paramétrage est maintenant effectif. Tous les documents qui seront déposés à partir du paramétrage du connecteur seront publiés.

En revanche, les documents déposés antérieurement ne seront pas traités.

Fonctionnement de l'envoi et Suivi

Une fois le connecteur configuré et validé :

Envoi automatique : Par défaut, les documents déposés dans les Chemins de dépôt configurés à l'étape 4 sont envoyés vers Idepot "au fil de l'eau" (dès leur détection par le système).
Suivi des erreurs :
- Si un document ne parvient pas à être transmis à Idepot après les tentatives prévues, il sera marqué d'un triangle orange "Non transmis" directement sur le fichier dans le Chemin de dépôt configuré dans MyCompanyFiles.
- De plus, si l'option est activée sur la fiche des collaborateurs concernés, un email récapitulatif quotidien peut être envoyé, listant les éventuels échecs de transmission des pushdocs.

Checklist de dépannage en cas d'erreur :

Erreurs d'authentification : Vérifiez que l'URL de l'API est correcte et accessible. Vérifiez que le Login et le Mot de passe sont corrects. Vérifiez que le code CNX est valide. Si l'authentification échoue, les types de paniers ne seront pas récupérés dans la liste déroulante de l'étape 3.
Erreurs de configuration : Vérifiez que le code dossier est correctement renseigné pour chaque client. Vérifiez que le type de panier sélectionné existe dans ACD. Vérifiez que les chemins de dépôt et d'archive existent dans MCF.