Connecteurs Pushdoc
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      Comment envoyer automatiquement les fichiers de MyCompanyFiles vers INQOM grâce à l'API PushDoc?

      Configurer le connecteur Pushdoc API vers Inqom

      Introduction

      Cet article vous guide à travers les étapes de configuration du connecteur Pushdoc API entre MyCompanyFiles (MCF) et Inqom. Cette fonctionnalité permet d'envoyer automatiquement et de manière sécurisée vos documents (principalement les factures) depuis MCF vers votre environnement Inqom, remplaçant l'ancien mécanisme d'envoi par email et offrant une intégration plus fiable entre les deux plateformes.

      Prérequis

      Avant de commencer la configuration, assurez-vous de disposer des éléments suivants :

      • Les droits d'administration nécessaires dans MyCompanyFiles pour configurer les connecteurs.

      • Vos identifiants de connexion (login et mot de passe) à votre compte Inqom.

      • Avoir récupéré au préalable votre Client Secret depuis votre interface d'administration Inqom. Ce Client Secret est indispensable pour établir la connexion API.

      • Les dossiers clients concernés doivent être créés et correctement configurés dans MyCompanyFiles, notamment avec un attribut contenant leur numéro de Siret complet et exact. Le mapping se fera exclusivement sur cet attribut.

      Accéder à la configuration du connecteur

      1. Connectez-vous à votre interface MyCompanyFiles.

      2. Depuis le menu principal, cliquez sur Administration.

      3. Cliquez sur l'option Paramétrer les connecteurs.

      4. Dans la liste des connecteurs disponibles, recherchez Inqom. Vous pouvez utiliser la barre de recherche si besoin.

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      5. Cliquez sur Paramétrer pour le connecteur “Inqom - Pushdoc API” pour démarrer l'assistant de configuration.
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      Étapes de configuration

      L'assistant de configuration se déroule en 4 étapes.

      Initialisation - étape 1

      Cette première étape consiste à sélectionner les dossiers clients MyCompanyFiles pour lesquels vous souhaitez activer l'envoi automatique vers Inqom.

      1. Utilisez la barre de recherche pour trouver les dossiers clients souhaités. Vous pouvez rechercher par nom de dossier ou par valeur d'attribut.

      2. Sélectionnez les dossiers individuellement ou utilisez les options de sélection en masse si vous avez effectué une recherche. La sélection en masse s'applique à tous les résultats de votre recherche, y compris sur plusieurs pages.

      3. Une fois votre sélection faite, cliquez sur le bouton Suivant.
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      Connexion - étape 2

      Ici, vous allez renseigner les informations d'identification nécessaires pour permettre à MyCompanyFiles de communiquer de manière sécurisée avec l'API Inqom.

      1. Remplissez les champs suivants avec vos informations Inqom :

        • Identifiant Inqom : Votre identifiant de connexion Inqom.

        • Mot de passe Inqom : Votre mot de passe Inqom associé.

        • Client Secret : Le Client Secret que vous avez préalablement récupéré depuis votre interface Inqom.

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      2. Une fois les champs remplis, cliquez sur le bouton Valider pour vérifier que les identifiants sont corrects et que la communication avec Inqom peut être établie.

      3. Si les informations sont valides, un indicateur visuel confirmera que la connexion est active en bas de page et vous passerez à l'étape suivante.

         
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                           En cas de succès

         

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                            En cas d'échec

         

      Mapping des dossiers clients - étape 3

      Cette étape cruciale permet de faire correspondre vos dossiers clients dans MyCompanyFiles avec leurs équivalents dans Inqom, en se basant uniquement sur leur numéro de Siret.

      1. Sélectionnez l'attribut MCF contenant le Siret : Choisissez dans la liste déroulante l'attribut de type Dossier dans MyCompanyFiles qui contient le numéro de Siret complet (14 chiffres) de vos clients.

         
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      2. Le système tentera automatiquement de faire correspondre les dossiers MCF avec les dossiers Inqom en comparant la valeur de l'attribut sélectionné avec les Siret connus dans Inqom pour votre compte.

      3. Cliquez sur Valider. Cette action enregistre le mapping.

       

      Important : Le mapping échouera pour les dossiers où cet attribut est manquant ou incorrect.

      Paramétrage des chemins - étape 4

      Enfin, définissez où MyCompanyFiles doit récupérer les documents à envoyer et comment les classifier pour Inqom. Vous pouvez définir plusieurs règles d'envoi.

      1. Chemin de dépôt MCF : Indiquez le chemin complet dans l'arborescence MyCompanyFiles où se trouvent les documents à envoyer vers Inqom.

        • Utilisez l'auto-complétion pour vous aider à saisir le chemin.

        • Vous pouvez utiliser les variables {millésime} (année en cours AAAA) et {mois} (mois en cours MM) pour créer des chemins dynamiques.

      2. Type de document Inqom : Sélectionnez dans la liste déroulante le type de document correspondant dans Inqom. Les types disponibles sont :

        • Administratif

        • Facture de vente

        • Facture d’achat

        • Note de frais

        • Autre

      3. Chemin d'archive MCF : Spécifiez ici le chemin d'archivage si vous souhaitez déplacer les documents envoyés avec succès vers un autre dossier dans MCF. Vous pouvez également utiliser les variables {millésime} et {mois}. e4f95184-9687-48a2-99b2-431608994058

        Note : Ce champ est optionnel, mais il est fortement recommandé de définir un chemin d'archive pour distinguer facilement les documents traités de ceux en attente ou en erreur.

      4. Cliquez sur Ajouter pour créer votre première règle d'envoi.
      5. Répétez les étapes 1 à 4 pour ajouter d'autres règles si nécessaire (par exemple, une règle pour les factures d'achat et une autre pour les notes de frais, pointant vers des chemins ou des types différents).
      6. Les modifications apportées aux règles (ajout et suppression) sont enregistrées au fur et à mesure.
      7. Une fois toutes vos règles configurées, cliquez sur le bouton Valider en bas de page pour finaliser le paramétrage du connecteur.

      Fonctionnement de l'envoi et Suivi

      Une fois le connecteur configuré et validé :

      • Envoi automatique : Par défaut, les documents déposés dans les Chemins de dépôt configurés à l'étape 4 sont envoyés vers Inqom "au fil de l'eau" (dès leur détection par le système).

      • Suivi des erreurs :

        • Si un document ne parvient pas à être transmis à Inqom après les tentatives prévues, il sera marqué d'un triangle orange "Non transmis" directement sur le fichier dans le Chemin de dépôt configuré dans MyCompanyFiles.

           
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        • De plus, si l'option est activée sur la fiche des collaborateurs concernés, un email récapitulatif quotidien peut être envoyé, listant les éventuels échecs de transmission des pushdocs.

      Bravo