Comment envoyer automatiquement les fichiers de MyCompanyFiles vers Yooz grâce au PushDoc ?

Qu'est-ce que le Pushdoc ?

Le Pushdoc est un moyen qui permet d'envoyer des documents numériques de manière automatique et sécurisée. Elle simplifie et sécurise la transmission de fichiers comme des factures de ventes ou des factures d'achats.

Prérequis

Avant de commencer, assurez-vous d'avoir un compte administrateur sur MyCompanyFiles et vos identifiants YOOZ.

Accéder au connecteur

Connectez-vous à votre interface MyCompanyFiles.
Depuis le menu principal, cliquez sur Administration.
Cliquez sur l'option Paramétrer les connecteurs.
Dans la liste des connecteurs disponibles, recherchez Yooz. Vous pouvez utiliser la barre de recherche si besoin.
Puis cliquez sur le bouton pour activer le connecteur puis sur "Paramétrer" pour le modifier.

Initialisation - étape 1

Il va maintenant vous falloir choisir vos clients grâce à des filtres ou une recherche simple.

Puis cliquez sur "Valider"

Configuration des paramètres client - Étape 2 :

⚠️ Important : L’authentification au connecteur Yooz n’est pas compatible avec les comptes disposant de la double authentification (2FA ou MFA).
Si le compte utilisé pour le paramétrage du connecteur possède la 2FA, la récupération du token d’accès échouera et le transfert des documents ne pourra pas fonctionner.
Dans ce cas, utilisez un compte Yooz sans 2FA, ou demandez à votre fournisseur Yooz de créer un compte dédié sans authentification à deux facteurs pour l’intégration API.

Il faut maintenant rentrer les logins/mot de passe YOOZ d'une personne ayant accès à tous les dossiers (administrateur), l'URL de YOOZ et l'identifiant de l'application, comme l'exemple ci dessous.

Il faudra que le curseur reste sur ON.

Afin d'avoir accès à ces informations, vous devez :

Pour trouver une personne ayant accès à tous les dossiers (administrateur) connectez-vous à votre espace YOOZ. Cette personne doit avoir le profil "Accrédité User API" dans YOOZ, paramétrable et cochable depuis la partie utilisateurs de Yooz.
Puis sélectionnez Réglage > Utilisateur > Sélectionner l'utilisateur et vérifier ses droits

Pour avoir l'URL, cliquez sur mon portail et copier l'URL de cette page.

Enfin, l'identifiant de votre application est disponible sur YOOZ au survol du logo en haut à gauche. En cliquant dessus, les informations contenues dans ce bloc seront copiées dans votre presse-papier.

Configuration des chemins de dépôt - Étape 3 :

Enfin, définissez où MyCompanyFiles doit récupérer les documents à envoyer et comment les classifier dans YOOZ. Vous pouvez définir plusieurs règles d'envoi.
1. Chemin de dépôt MCF : Indiquez le chemin complet dans l'arborescence MyCompanyFiles où se trouvent les documents à envoyer vers YOOZ.
  - Utilisez l'auto-complétion pour vous aider à saisir le chemin.
2. Type de document dans YOOZ:
  - Sélectionnez ensuite le type de documents (Facture d'achat, facture de vente,...)
3. Chemin d'archive MCF : Spécifiez ici le chemin d'archivage pour déplacer les documents envoyés avec succès vers un autre dossier dans MCF.
4. Cliquez sur Ajouter pour créer votre première règle d'envoi.
5. Répétez les étapes 1 à 4 pour ajouter d'autres règles si nécessaire (par exemple, une règle pour les factures d'achat et une autre pour les notes de frais, pointant vers des chemins ou des types différents).
6. Les modifications apportées aux règles (ajout et suppression) sont enregistrées au fur et à mesure.
7. Une fois toutes vos règles configurées, cliquez sur le bouton Valider en bas de page pour finaliser le paramétrage du connecteur.

Vérifier que les journaux sur Yooz soient bien créés avant le paramétrage des chemins de dépôt sur la plateforme MyCompanyFiles.

En cas de changement de la V1 à la version Yooz Rising => Merci de supprimer le paramétrage des chemins existants et de recommencer à saisir les chemins à nouveau.

Mapping des codes dossiers - Étape 4 :

Enfin, il vous faudra télécharger le fichier de configuration en cliquant sur "Télécharger le fichier CSV de configuration".
Compléter la colonne A avec le nom des dossiers nommés comme dans votre portail MCF afin de les faire correspondre avec les noms (colonne B) et codes dossiers YOOZ (Colonne C) qui sont préremplis automatiquement lors du téléchargement.

Enregistrer le fichier en format .csv, puis redéposer le complété et cliquez sur "Ajouter".

🕵️N'oubliez pas de sauvegarder votre fichier afin de pouvoir le reprendre lors de l'ajout de nouveaux dossiers.

Le paramétrage est maintenant effectif. Tous les documents qui seront déposés à partir du paramétrage du connecteur seront publiés.

En revanche, les documents déposés antérieurement ne seront pas traités.

Fonctionnement de l'envoi et Suivi

Une fois le connecteur configuré et validé :

Envoi automatique : Par défaut, les documents déposés dans les Chemins de dépôt configurés à l'étape 4 sont envoyés vers YOOZ "au fil de l'eau" (dès leur détection par le système).
Suivi des erreurs :
- Si un document ne parvient pas à être transmis à YOOZ après les tentatives prévues, il sera marqué d'un triangle orange "Non transmis" directement sur le fichier dans le Chemin de dépôt configuré dans MyCompanyFiles.
- De plus, si l'option est activée sur la fiche des collaborateurs concernés, un email récapitulatif quotidien peut être envoyé, listant les éventuels échecs de transmission des pushdocs.