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Envoi et suivi d'un formulaire

Envoyez votre formulaire à un ou plusieurs contacts et suivez-le dans son avancée.

Envoyer votre formulaire

Depuis le formulaire créé :

Cliquez sur "Envoyer" pour choisir :

1. le(s) destinataire(s)

2. si le formulaire doit être envoyé immédiatement ou plus tard

3. ponctuellement ou de façon récurrente

Lors de l'envoi d'un formulaire, vous disposez d'une case cochable "Réaliser un envoi groupé". Cette coche vous permet d'envoyer un formulaire à plusieurs clients et plusieurs contacts, le suivi se fera de manière globale (une seule ligne de suivi et un seul statut par envoi groupé).

Si vous décochez cette case, et procédez à un envoi simple, vous pourrez suivre les réponses, client par client, dans le suivi des formulaires.

Vous avez plusieurs types d'envoi :

Envoi seul à un seul client et un seul contact ;
Envoi seul à un seul client et plusieurs contacts ;
Envoi seul à plusieurs clients et un/plusieurs contact(s) ;
Envoi groupé à plusieurs clients.

Depuis la fiche client :

Une fois vos modèles de formulaire créés, vous pouvez aussi les envoyer depuis la fiche client. Pour cela, taper le mot clé (exemple : paie ou tva) dans la barre de recherche nommée "Formulaires disponibles".

Vous pouvez alors programmer votre formulaire, sans avoir à chercher votre client. Vous n’avez qu’à sélectionner le, les ou tous les contacts à qui vous souhaitez envoyer le formulaire.
Vous pouvez également modifier le formulaire pour le personnaliser, avant l'envoi.

Suivre votre formulaire

Vous pouvez suivre vos envois de formulaires à partir de plusieurs points d'entrée :

Le suivi du formulaire ;
Le dossier client avec le récapitulatif PDF.

À partir de la page "Suivi de formulaire"

Une fois vos modèles de formulaire créés et envoyés à vos clients, vous pouvez consulter la liste des formulaires envoyés et fermés. Vous pouvez suivre le statut d'avancement du formulaire, exporter les réponses et relancer vos clients lorsque vous n'avez pas de réponses ou qu’elles sont incomplètes. Vous pouvez enfin traiter et clôturer les formulaires pour lesquels vous avez reçu toutes les réponses.

Les statuts

4 statuts vont automatiquement permettre le suivi des formulaires que vous envoyez :

- Envoyé : Le formulaire a été envoyé par le cabinet, mais personne n'a encore répondu.

- En cours :

Sur un formulaire en envoi "groupé" : Le formulaire a été ouvert par au moins un contact parmi l'ensemble des contacts ayant reçu cet envoi groupé. Certains ont déjà pu le valider, d'autres sont en cours de remplissage. Si tous les contacts n'ont pas validé le formulaire, il sera marqué en cours. Le statut "complété" sera affiché UNIQUEMENT lorsque l'intégralité des clients auront validé les formulaires.
Sur un formulaire en envoi "seul" : Le formulaire a été ouvert par le ou les clients et est en cours de remplissage. Vous retrouverez un statut d'avancement en fonction de la validation des onglets au sein du formulaire. Par exemple, si le client a validé 2 onglets sur 5, le statut apparaîtra "En cours 2/5".

- Complété : Tous les clients ayant reçu ce formulaire ont validé leurs réponses

- Traité : Les collaborateurs ont traité toutes les réponses des clients

L'export

En haut de la page de suivi des formulaires, vous trouverez un bouton d'export.
Cet export comprend tous les formulaires envoyés avec plusieurs colonnes :

l'email du contact ayant reçu le formulaire à remplir
l'activation du contact (Oui/Non)
le nom du contact
le nom du dossier client
le nom du formulaire
la réponse du contact (Oui/Non)
le statut du formulaire
la date d'envoi
la date de dernière relance
la date de dernière réponse

La relance

Lorsque vous cliquez sur "relancer" la fenêtre ci-dessous s’affiche, vous n’avez qu’à cocher la case à gauche des contacts que vous souhaitez relancer ou la case du haut si vous souhaitez tous les relancer.

À partir du dossier client

À la création de votre formulaire, vous pouvez inscrire un chemin de dépôt au niveau du champ texte "Zone de dépôt du compte rendu du formulaire" pour que votre client puisse accéder au récapitulatif PDF de ses réponses.

Pour cela, il convient d'indiquer le chemin souhaité (ex : Dossier Comptable) directement dans le champ puis cliquer sur votre besoin. Le récapitulatif apparaîtra dans la zone prédéfinie de ce champ dans le dossier client.

Si le chemin n'a pas été défini, le fichier PDF se trouvera à la racine de l’arborescence dans un nouveau dossier créé “Compte rendu des formulaires”).

Affichage depuis un dossier client :

Le récapitulatif PDF se nomme de la façon suivante: titre du formulaire envoyé + nom du dossier client + nom du contact.

Au clic sur le fichier PDF, celui-ci s'enregistrera. À l'ouverture, vous retrouverez toutes les réponses du client.

Pour les questions relatives à la zone de dépôt et aux documents manquants, vous retrouverez le nombre de fichiers déposés par le client ayant répondu à cette question.