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      Gestion des clients - Gérer votre base de clients

      Utilisez le module gestion de clients pour créer vos dossiers clients.

      La création se fait en 4 étapes : 
      1. Charger un modèle de fiche dossier que vous avez créé précédemment ou ajout d’attributs.
      2. Ajoutez des contacts
      3. Affectez-le ou les collaborateurs
      4. Appliquez un modèle d’arborescence créé précédemment.
      Vous pouvez aussi modifier vos clients, programmer des rappels et des formulaires et leur mettre en place les connecteurs. 

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      Naviguer dans la base de clients

      • Cliquez sur le nom du client pour afficher sa fiche
      • La colonne Membres indique le nombre de contacts clients et collaborateurs présents dans le dossier.
      • La colonne Répertoires indique le nombre de sous-dossiers dans l’arborescence du client.
      • Cliquez sur la corbeille pour supprimer un dossier. Notez que cela ne supprime pas les contacts du dossier.
      • Cliquez sur le bouton exporter en haut à gauche pour obtenir votre base de donnée clients au format Excel.

      02

      Création d’un client

      •   Étape 1 : Informations
      1.  Après avoir cliqué sur le bouton + créer un nouveau client, saisissez le nom du client.
      2.  Vous pouvez charger le modèle de fiche client que vous avez créé précédemment en le sélectionnant puis en cliquant sur Charger ce modèle ET/OU Ajouter un attribut en le saisissant dans cette case puis en cliquant sur Ajouter ce champ.
      Il vous est possible de rattacher le client à un groupe.
      3.  Enfin, cliquez sur Suivant.

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      •   Étape 2 : Contacts
      1.  Créez un nouveau contact ou ajoutez un contact existant
      2.  Une ligne de renseignement apparait :
      o  Choisissez la langue dans laquelle le mail d’activation sera rédigé
      o  Possibilité d’envoyer ou non un mail d’activation par e-mail
      o  Vous pouvez ajouter autant de contacts que souhaité en répétant l’opération
      3.  Puis cliquez sur Suivant.

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      •   Étape 3 : Collaborateurs
      Spécifiez les droits d’accès des collaborateurs au dossier. Il y a 3 types d’accès :
      1.  Le collaborateur n’a pas d’accès au dossier, il ne peut même pas le voir.
      2.  Le collaborateur peut uniquement consulter et télécharger les fichiers du dossier.
      3.  Le collaborateur peut consulter, télécharger, publier et modifier les fichiers du dossier.
      Puis cliquez sur Suivant.

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      •   Étape 4 : Arborescence
      Choisissez un des modèles d’arborescence que vous avez créé préalablement en sélectionnant la case devant le nom du modèle.
      Vous pouvez visualiser le modèle auparavant en cliquant sur le bouton Voir.
      Puis cliquez sur Suivant.

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      •         Étape 5 : Connecteurs
      Sélectionnez dans la liste de tous les connecteurs que nous proposons le ou les connecteur(s) pour les outils que vous souhaitez mettre à disposition de votre client.
      Puis cliquez sur Suivant.

      07

      •         Étape 6 : Formulaires
      Vous pouvez sélectionner un formulaire qui sera envoyé aux contacts suite à la création du dossier client.
      Appuyez sur Terminer pour finaliser la création de votre client.

      08

      Fiche client

      Cliquez sur le nom d’un client, puis allez à la fiche client pour consulter ses informations, gérer les rappels, les formulaires et les connecteurs de votre client.

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      ·   Informations
      Aller à la fiche client de votre client pour consulter ses informations, gérer les rappels, les formulaires et les connecteurs de votre client.

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      ·           Contacts
      En cliquant sur l’onglet Contacts, vous pouvez créer ou consulter tous les contacts associés à votre client.

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      ·         Connecteurs

      En cliquant sur l’onglet Connecteurs, vous pouvez consulter ou modifier les connecteurs en place pour votre client.

      Merci de vous référer aux articles spécifiques sur les connecteurs pour savoir comment paramétrer chaque connecteur.

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      •   Rappels

      En cliquant sur l’onglet Rappel, vous pouvez consulter quels rappels ont déjà été envoyés ou programmer un modèle de rappel après l’avoir personnalisé.

      13e

      •   Formulaires

      En cliquant sur l’onglet Formulaire, vous pouvez consulter quels formulaires ont déjà été envoyés, programmer ou envoyer immédiatement un modèle de formulaire après l’avoir personnalisé.

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      Merci de vous référer aux articles spécifiques sur les Rappels et les Formulaires pour savoir comment créer les modèles.

      Dossier client

      ·         Fichiers

      Vous pouvez accéder aux sous-dossiers (et aux fichiers qu’ils contiennent) pour lesquels vous avez un droit d’accès Lecture ou Total.

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      •  Permissions contacts

      En cliquant sur l’onglet Permissions, vous pouvez modifier les permissions données par défaut à un contact externe dans le modèle d’arborescence appliqué au dossier.

      1. Attention, ne cliquez pas sur le nom du dossier si vous souhaitez définir les permissions, mais bien sûr le bouton Choisir.
      2. Choisissez les droits que vous souhaitez attribuer au contact pour chaque dossier.
      3. Attention, appuyez ensuite sur ce bouton pour faire cascader  les droits attribués au dossier à ses sous-dossiers. 

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      •   Permissions collaborateurs

      1. Vous pouvez afficher vos collaborateurs en cochant la case associée.

      2. Choisissez les droits que vous souhaitez attribuer pour chaque collaborateur pour chaque dossier. Appliquez la même procédure que pour les contacts et n’oubliez pas de faire cascader les droits.

      3. Vous pouvez visualiser les dossiers que peut voir un collaborateur ou un contact en cliquant sur le bouton représentant un œil.

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      ·     Activités

      L’onglet activité regroupe les 1000 dernières activités d’un client.
      Vous pouvez faire des recherches par nom et format de fichiers, par sous-dossier, sur une période donnée ou par type d’activité.

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