Gestion des demandes de suppression ou de transfert de collaborateurs

Comprendre les données associées à un collaborateur

Chaque collaborateur dans MyCompanyFiles possède plusieurs types de données et droits qui lui sont associés. Les informations de profil comprennent le nom, prénom, initiales, email, photo de profil et attributs personnalisés.

Le collaborateur appartient également à un groupe d'utilisateurs qui définit ses rôles et permissions fonctionnelles. Les droits d'accès aux clients définissent quels dossiers clients le collaborateur peut consulter et modifier, avec des permissions de lecture et d'écriture.

Enfin, les paramètres de notifications incluent les préférences de récapitulatifs de fichiers, alertes RH, validations, PushDoc et réponses aux formulaires.

Suppression d'un collaborateur

1. Pour supprimer un collaborateur, accédez à Administration > Gérer les collaborateurs .
2. Recherchez le collaborateur à supprimer dans la liste et cliquez sur le bouton de suppression (icône corbeille).
3. Confirmez la suppression dans la fenêtre de confirmation.

Concernant les données conservées, l’historique des actions effectuées par le collaborateur reste visible dans les activités de chaque dossier client auquel il était rattaché, et les fichiers qu’il a déposés ou modifiés demeurent inchangés dans les dossiers correspondants.

Suspension d'un collaborateur

Avant une suppression définitive, vous pouvez suspendre temporairement un collaborateur. Pour cela, accédez à

1. Administration > Gérer les collaborateurs
2. Recherchez le collaborateur et cliquez sur son nom ou prénom
3. Puis cliquer sur le bouton de "Suspendre"

Le compte sera marqué comme inactif et le collaborateur ne pourra plus se connecter, mais tous ses droits et données sont préservés.

Cette option est utile pour les départs temporaires ou en attente de décision finale.

Transfert des droits vers un autre collaborateur

Si vous souhaitez transférer les droits d'un collaborateur vers un autre avant suppression, vous ne pouvez le faire de manière directe. 

Vous pouvez, après la création du compte du nouveau collaborateur, allez dans Administration > Affecter les collaborateurs aux dossiers clients puis chercher le nouveau collaborateur et lui affecter les dossiers souhaités. 

Petite astuce, si vous avez classé l'affectation des dossiers par groupe de collaborateurs, il suffit de rattacher le nouveau collaborateur au bon groupe puis de lui faire les affectations des dossiers en choisissant le filtre "Groupe de collaborateur". 

Procédure recommandée pour un départ de collaborateur

Avant la suppression, vérifiez les droits actuels du collaborateur dans le module Affecter les collaborateurs aux dossiers clients.

Vérifiez les notifications : si le collaborateur recevait des notifications importantes (PushDoc, alertes RH, validations), configurez un autre collaborateur pour les recevoir.

Vérifiez les connecteurs : si le collaborateur a configuré des connecteurs avec ses accès , mettez à jour ces configurations..

Checklist de suppression/transfert

1. Vérifiez que les notifications ont été reconfigurées sur un autre collaborateur.
2. Vérifiez que les configurations de connecteurs ont été mises à jour.
3. Après suppression, confirmez que le collaborateur n'apparaît plus dans la liste active.
4. Vérifiez que le collaborateur cible a bien reçu les droits transférés.
5. Testez l'accès du collaborateur cible aux dossiers concernés