Guide complet : Création, programmation et suivi des formulaires

Partie 1 : Création d'un formulaire

Étape 1.1 : Accéder à la gestion des formulaires

1. Connectez-vous à votre espace Provider

2. Accédez au menu Administration > Gérer les modèles de formulaires (section Paramétrage)

3. La liste de tous vos formulaires existants s'affiche avec leur titre, date de création et nombre de questions

Étape 1.2 : Créer un nouveau formulaire

1. Cliquez sur "Créer un nouveau modèle de formulaires" (icône + verte)

2. Renseignez les informations de base :

    

   • Titre : Le nom du formulaire (obligatoire)

   • Corps du mail : Le texte de l'email d'invitation envoyé aux contacts. Dans ce champs il est possible d'utiliser les variables pour personnaliser l'envoi. 

   • Description : Une description qui sera affichée aux destinataires
3. En validant le formulaire votre client aura un compte rendu de ce dernier dans son dossier. Pour ce faire renseigner le chemin où le compte rendu doit apparaître (par exemple si c'est un formulaire pour collecter les variables de paie vous pouvez mettre DOSSIER SOCIAL/VARIABLES DE PAIES)

4. Cliquez sur Suivant pour continuer 

Étape 1.3 : Structurer le formulaire avec des sections

Les formulaires peuvent être organisés en sections et sous-sections pour une meilleure lisibilité.

Pour ajouter une section :

1. Dans l'éditeur du formulaire, cliquez sur "Ajouter une section"

2. Saisissez le libellé de la section

3. Vous pouvez ajouter des sous-sections à l'intérieur d'une section

Pour réorganiser les sections :

• Utilisez les flèches haut/bas pour déplacer une section

• Cliquez sur l'icône de duplication pour copier une section existante

Étape 1.4 : Ajouter des questions

Plusieurs types de questions sont disponibles :

1. Question ouverte (texte libre) : Pour des réponses libres

2. Question à choix unique : L'utilisateur sélectionne une seule réponse parmi plusieurs options

3. Question à choix multiples : L'utilisateur peut sélectionner plusieurs réponses

4. Zone de dépôt de fichier : Permet au client de déposer un fichier en réponse

Pour ajouter une question :

1. Cliquez sur "Ajouter une question" dans la section souhaitée

2. Saisissez le libellé de la question

3. Sélectionnez le type de question

4. Pour les questions à choix, ajoutez les options de réponse possibles

Pour les zones de dépôt de fichier :

1. Créez une question de type "Dépôt de fichier"

2. Configurez le chemin de dépôt où les fichiers seront stockés dans l'arborescence du client

Étape 1.5 : Ajouter des documents joints

Vous pouvez joindre des documents au formulaire que les destinataires pourront consulter. Par exemple, si vous avez une fiche navette type que vos clients doivent remplir pour les variables de paies vous pouvez la joindre en suivant ces étapes : 

1. Dans la section Documents, cliquez sur "Ajouter un document"

2. Sélectionnez le fichier à joindre

3. Le document sera accessible aux destinataires lors du remplissage du formulaire

Étape 1.6 : Prévisualiser le formulaire

Avant d'envoyer le formulaire, vous pouvez le prévisualiser :

1. Cliquez sur l'icône loupe (Aperçu)

2. Vérifiez l'apparence et la structure du formulaire

3. Fermez la prévisualisation pour revenir à l'édition

Étape 1.7 : Options avancées

Verrouillage après validation :

• Activez l'option "Verrouiller le formulaire après validation" pour empêcher les modifications une fois le formulaire validé par le client

Utilisation de variables :

• Vous pouvez insérer des variables d'attributs clients dans le corps du mail pour personnaliser les envois. Les variables disponibles sont les suivantes : 

	Description
{nom_client}	Nom du dossier client
{nom_contact}	Nom de famille du contact destinataire
{prenom_contact}	Prénom du contact destinataire

Comportement des variables

• Si une variable n'a pas de valeur pour un client/contact donné, elle sera remplacée par _ (underscore)

• Les variables sont remplacées au moment de l'envoi du formulaire au destinataire

• Chaque destinataire voit les valeurs correspondant à son propre dossier client et ses informations de contact

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Partie 2 : Programmation de l'envoi

Étape 2.1 : Accéder à la programmation

1. Depuis la liste des formulaires, cliquez sur le formulaire à envoyer

2. Cliquez sur le bouton "Envoyer"

Étape 2.2 : Sélectionner les destinataires

Sélection des clients :

1. Cliquer sur le bouton "Rechercher des clients" 

2. La liste de vos clients s'affiche avec des cases à cocher

3. Cochez les clients auxquels vous souhaitez envoyer le formulaire ou cocher la première case à gauche du mot "Nom" pour sélectionner tous vos clients

4. Vous pouvez utiliser les filtres pour affiner la sélection (par attributs, groupes, etc.)

Sélection des contacts :

1. Pour chaque client sélectionné, choisissez les contacts qui recevront le formulaire

2. Vous pouvez sélectionner tous les contacts en cochant la première case à gauche du mot "Nom". 

3. Puis cliquer sur le bouton "Programmer l'envoi"

Envoi à des invités externes :

1. Dans la section "Ajouter des utilisateurs non déclarés", vous pouvez ajouter des destinataires externes (non enregistrés comme contacts)

2. Saisissez l'email et le nom de l'invité puis cliquer sur le "+"

3. Vous pouvez également importer une liste d'invités via un fichier CSV en cliquant sur le bouton "Importer"

Étape 2.3 : Choisir le mode d'envoi

Plusieurs options d'envoi sont disponibles :

Option 1 : Envoi immédiat

• Le formulaire est envoyé immédiatement aux destinataires sélectionnés

• Cochez "Immédiatement" et cliquer sur "Envoyer"

Option 2 : Envoi à une date fixe

• Programmez l'envoi pour une date ultérieure

• Sélectionnez "Le jj/mm/aaaa"

• Puis choisissez la date d'envoi dans le calendrier

Option 3 : Envoi récurrent (mensuel)

• Configurez un envoi automatique récurrent (deuxième option)

• Sélectionnez puis choisir le jour du mois (ex: le 1er, le 15, etc.)

• Choisissez l'intervalle entre les envois (tous les mois, tous les 2 mois, etc.)

• Puis sélectionnez le mois de démarrage

Option 4 : Envoi récurrent (hebdomadaire)

• Configurez un envoi automatique hebdomadaire (troisième option)

• Sélectionnez le jour de la semaine

• Choisissez la fréquence (chaque semaine, toutes les 2 semaines, etc.)

Étape 2.4 : Configurer les relances automatiques

Pour maximiser le taux de réponse, vous pouvez activer les relances automatiques :

1. Cochez "Date de première relance " pour définir une date de première relance

2. Optionnellement, si vous souhaite mettre en place une relance automatique en cas de non réponse sélectionner l'option puis définir le nombre de jour entre deux relances

Les contacts qui n'ont pas répondu recevront automatiquement des rappels.

Étape 2.5 : Options d'envoi multiple

Envoi multiple :

• Cochez "Réaliser un envoi groupé" si vous souhaitez réaliser un suivi groupé et non individuel

• Si décoché, le suivi des réponses se fera de manière individuel dans chaque dossier client

Étape 2.6 : Valider la programmation

1. Vérifiez tous les paramètres configurés

2. Cliquez sur "Envoyer" pour valider

3. Un message de confirmation s'affiche

4. Les destinataires recevront le formulaire selon la programmation définie

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Partie 3 : Suivi des formulaires envoyés

Étape 3.1 : Accéder au suivi

Le suivi des formulaires se fait depuis la fiche client :

1. Accédez à Administration > Clients

2. Sélectionnez le client concerné

3. Accédez à l'onglet Formulaires de la fiche client

Étape 3.2 : Consulter l'état des formulaires

Pour chaque formulaire envoyé, vous pouvez voir :

• Titre du formulaire

• Date d'envoi

• Statut : En attente, En cours, Validé

• Contacts destinataires

Étape 3.3 : Consulter les réponses

1. Cliquez sur le formulaire pour voir les détails

2. Consultez les réponses de chaque contact

3. Pour les questions avec dépôt de fichier, accédez aux fichiers déposés dans l'arborescence du client

Étape 3.4 : Relancer manuellement

Si un contact n'a pas répondu :

1. Accédez au formulaire dans la fiche client

2. Cliquez sur "Relancer" pour envoyer un rappel manuel

3. Le contact recevra un nouvel email d'invitation

Étape 3.5 : Prévisualiser les réponses

1. Cliquez sur l'icône de prévisualisation

2. Consultez le formulaire tel que rempli par le client

3. Vous pouvez exporter ou imprimer les réponses si nécessaire

Options de configuration globales

Depuis la page de gestion des formulaires, deux options globales sont disponibles :

1. "Activer lors de la création d'un nouveau client" : Si activé, un formulaire sera automatiquement associé à chaque nouveau client créé

2. "Autoriser l'envoi de formulaires aux contacts non actifs" : Permet d'envoyer des formulaires même aux contacts qui n'ont pas encore activé leur compte

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Rôles et permissions

L'accès aux fonctionnalités de formulaires dépend des rôles attribués.

Dans Administration > Administrer les groupes de collaborateurs > sélectionner le groupe > Droits d'accès aux fonctionnalités > Gérer les modèles de formulaires : 

• Créer : Création, modification et suppression de formulaires

• Envoyer : Programmation et envoi de formulaires

• Suivre  : Suivi des formulaires envoyés

Un utilisateur peut avoir un ou plusieurs de ces rôles selon ses responsabilités.

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Récapitulatif des fonctionnalités

Fonctionnalité	Description
Création de formulaire	Titre, description, corps du mail
Sections et sous-sections	Organisation hiérarchique des questions
Types de questions	Texte libre, choix unique, choix multiples, dépôt de fichier
Documents joints	Fichiers consultables par les destinataires
Envoi immédiat	Envoi instantané aux destinataires
Envoi programmé	Envoi à une date fixe ultérieure
Envoi récurrent	Envoi automatique périodique (mensuel/hebdomadaire)
Relances automatiques	Rappels automatiques aux non-répondants
Invités externes	Envoi à des personnes non enregistrées comme contacts
Suivi des réponses	Consultation des réponses depuis la fiche client
Duplication	Copie d'un formulaire existant
Prévisualisation	Aperçu du formulaire avant envoi

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