Guide de votre application smartphone

Accueil

1.      Connexion

Pour vous connecter, vous avez la possibilité de vous authentifier par reconnaissance faciale et par empreinte digitale

Vous avez la possibilité d’accéder à 4 modules hors connexion (uniquement le partage n’est pas possible) :

1. Qui sommes-nous ?
2. Mes notes de frais
1. Outils de calcul
1. Mes relevés kilométriques

À la première connexion, l’écran d’accueil est composé par défaut des 5 icônes suivantes : 

1. Déposer
2. Mes fichiers
3. J’ai besoin
4. Actualités
   
   

Et d’un bouton (+) pour vous donner la possibilité d’ajouter des raccourcis

Voici une présentation détaillée des différents modules :

2.     Qui sommes-nous ?

1. Présentation du cabinet : à rédiger dans la section Administration/ communication de votre accès Web (vous pouvez copier-coller la présentation de votre site internet)
2. Photo du cabinet à nous communiquer
3. L’adresse e-mail de contact. Ex : contact@cabinet.fr
4. Annuaire : liste de vos bureaux : coordonnées du site (mail, téléphone, adresse), horaires d'ouverture
   
   

3.      Déposer

Possibilité de déposer vos documents à certains niveaux de l’arborescence lorsque vous avez des droits d’accès d’écriture.

Exemple dépôt de facture fournisseur

1. Scan de la facture avec détection automatique des bords
2. Possibilité de scanner plusieurs pages.
3. Possibilité de choisir le dossier dans lequel on veut déposer la facture. Ex ici : MCF
   
   

4.      Mes fichiers

Possibilité de naviguer dans les fichiers de votre arborescence, comme sur votre accès web.

5.      Actualités

Possibilité de consulter les actualités publiées par le cabinet

6.      J’ai besoin

Possibilité pour le client de voir comment son expert-comptable peut l’aider et de lui envoyer un message pour être contacté.

7.      Ajouter des raccourcis

Vous avez la possibilité d’ajouter sur votre écran d’accueil des raccourcis vers d’autres modules, en cliquant sur les cases adjacentes, et de les réorganiser dans l’ordre qui nous convient  pour que les six modules les plus utilisés  se retrouvent en premier sur la page d’accueil.

Les autres modules disponibles :

1. Variables de paie
2. Notes de frais
3. Relevés kilométriques
4. Autres modules
5. Outils de gestion
6. Outils de calculs
7. Alertes RH
8. Mon historique
9. Recommandez-nous
   
   

Le Menu latéral

Possibilité d’accéder à d’autres outils grâce au menu déroulant, que l’on obtient en cliquant sur ce bouton.

Variables de paie

• Possibilité de gérer plusieurs sociétés. Chaque société est affichée dans un onglet. Ex ici : Client test et MCF
• Pour les absences/congés qui s’étendent sur deux mois, l’application crée automatiquement deux variables, 1 pour chaque mois.

Exemple déclaration d’une absence pour la société client test

Déposer ou partager la variable de paie

Notes de frais

Possibilité de créer des Notes de frais avec une ergonomie améliorée.

Relevés kilométriques

Recherche dynamique
Garde en mémoire les adresses utilisées précédemment et propose des adresses par défaut.

Trajets favoris

Possibilité d’enregistrer ses trajets favoris et de les nommer.

Navigateur

Fonction navigateur intégrée : en cliquant sur « Partir maintenant », l’application bascule sur vos applications de navigation. Ex ici : Apple Maps et Waze.

Enregistrement/envoi/choix du dossier

En revenant sur l’application, vous retrouvez vos éléments : nombre de kilomètres parcourus et le coût en fonction du véhicule que vous avez saisi.  Vous pouvez ensuite envoyer ces éléments dans le dossier que vous souhaitez, Ex ici: MCF.

Autres modules

1.      Outils de gestion

• Pour accéder à vos outils de gestion depuis votre application smartphone, vous pouvez ajouter des SSO déjà disponibles ou de simples redirections vers un site web ou une application mobile
• Ce paramétrage sera décidé lors de la session dans l’App’Studio avec votre Responsable de Compte puis réalisé par l’équipe de développement sous 15 jours. Vous pourrez, pour chaque outil :

o   choisir le nom de la redirection. Ex : MEG ou Mon Expert en Gestion

o   choisir l'icône souhaitée parmi une liste déroulante de possibilités

o   Il faudra indiquer l'url de redirection par défaut (au cas où le lien SSO ne marche pas)

2.      Outils de calculs

Si vous sélectionnez les outils de calculs, cela vous met à disposition les 5 outils suivants :

• salaire brut/net (la méthode de calcul n’est pas mise à jour date, mais cela vous donne un ordre de grandeur)
• TTC/TVA
• Coefficient de marge
• TVA intracommunautaire
• Simulation d'emprunt
  
  

3.      Alertes RH

Exemple de création d’une alerte pour un nouveau contrat de travail

1. Sélectionner Nouveau contrat
2. Sélectionner la date du début de l’alerte
3. Choisir un type de contrat
4. Prendre en photo le contrat

4.      Mon historique

Ce module vous permet de consulter les mouvements effectués sur vos fichiers, que ce soit les dépôts ou les Téléchargements.

5.      Mes échanges

Ce module vous permet :

• De visualiser les formulaires envoyés, encore ouverts ou fermés. Pour chaque formulaire, vous pouvez voir : le contact destinataire, la date de l’envoi, la date de la réponse.
• Vous pouvez relancer ou fermer les formulaires
• D’envoyer un modèle de formulaire à vos contacts

Au clic sur un formulaire depuis la liste, trois boutons sont affichés en pied de page : 

• Enregistrer : Toutes les réponses apportées par l’utilisateur sont enregistrées à l’instant T suivi de la mention ‘Vos réponses ont bien été enregistrées’
• Valider : Au clic, affichage d'une pop-up avec les champs : "Valider l'onglet", "Valider le formulaire" et "Annuler". 

  • Au clic sur ‘Valider l’onglet’ : la mention suivante apparait ‘L’onglet a été validé’ et l’utilisateur est redirigé automatiquement sur l’onglet suivant.

  • Au clic sur ‘Valider le formulaire’ : le formulaire est envoyé au destinataire et le message suivant apparaît ‘Votre formulaire a bien été validé et envoyé’

    • Au clic sur le bouton ‘Valider le formulaire’, : après le message ‘Votre formulaire a bien été validé et envoyé’, l’utilisateur est redirigé à la page d’accueil CUSTOMER

  • Au clic sur ‘Annuler’ : la pop-up se ferme et l’utilisateur se retrouve sur la page du formulaire

  
• Quitter : Au clic, l’utilisateur est redirigé vers la page d’accueil

Si le formulaire contient plusieurs onglets, des flèches ">", "<" s'affichent. Au clic, l'utilisateur est redirigé vers la question suivante/précédente. 

 

 

6.      Mes contacts

Ce module vous permet de visualiser tous vos contacts au sein de votre cabinet.

Pur chaque contact, vous pourrez voir : nom, prénom, adresse email, photo.

7.      Recommandez-nous

Ce module vous permet d’envoyer un email pré rédigé à une ou plusieurs personne(s) de votre choix : vous n’avez plus qu’à saisir son/leur adresse(s) email dans les destinataires de l’email.

Vous pouvez bien entendu personnaliser ou changer tout le contenu du mail.

8.      Paramètres

Ce module vous permet :
a. De visualiser votre Profil : nom, prénom, adresse email, photo.
Le paramétrage et l’ajout/modification de la photo se font sur l’extranet, dans la partie Mon Compte, à laquelle vous accédez en cliquant sur votre nom.

b. D’effectuer des paramétrages supplémentaires :
                 o   Décider si vous souhaitez recevoir les notifications pour :
                            - Le Téléchargement d’un fichier
                            -  Le Dépôt d’un fichier
                                             -  Une actualité publiée par votre cabinet
                  o   Décider si vous souhaitez pouvoir nommer les fichiers lors du dépôt

1. De Noter l’application : vous êtes redirigé sur le store avec lequel vous pouvez attribuer une note et donner un avis sur l’application.
2. 
   De Contacter votre cabinet : vous êtes redirigé vers votre messagerie, un nouveau mail est créé et l’adresse de votre cabinet est préremplie dans les destinataires.