L’une des étapes lors du déploiement de la plateforme est la communication interne. Cette dernière comprend l’ensemble des étapes à suivre afin de former les collaborateurs du cabinet à la solution MyCompanyFiles.
Parmi ces étapes : la motivation, la définition de la procédure, la formation… Une fois la communication interne effectuée, les prochaines étapes concerneront la communication externe.
La motivation des collaborateurs :
Afin d’informer les collaborateurs et de les motiver à utiliser la plateforme, nous vous avons rédigé un argumentaire qui fait l’objet d’un article dans le centre d’aide “Argumentaire pour présenter la solution aux collaborateurs”. Cet argumentaire permet de présenter concrètement les différents avantages de la solution, et d’insister sur ce que ce nouvel outil peut apporter aux collaborateurs.
Voici quelques arguments que vous pourrez retrouver dans cet article :
- Le gain de temps de 17h35 quantifié sur trois tâches : la collecte, la relance et la restitution.
- La diminution des e-mails (grâce aux formulaires et rappels automatiques, publication automatique de documents notamment)
- La flexibilité de la GED (arborescence personnalisable)
- Le contexte actuel : les restrictions actuelles liées à la pandémie de COVID-19
Définir la procédure collaborateur :
Une fois la plateforme présentée aux collaborateurs, et que ces derniers adhèrent au projet, le référent suit les étapes de la procédure afin de présenter les principales fonctionnalités aux collaborateurs.
Les étapes sont les suivantes :
- Création d'un nouveau dossier
- Modèles de données et imports de données : le modèle de données va permettre de s'assurer que certains attributs seront saisis lors de la création d'un dossier client, ces attributs permettent de trier les clients, dans le but de filtrer les envois de rappels, formulaires ou d’actualités.
- Processus de collecte clair pour factures d'achats, les variables de paie : mail générique de dépôt (Mail-To) ? Scan connecté ?
- Modèle de rappels et de formulaires en fonction des procédures
- Règles de nommage
- Règles de publications
- Comment accéder à la solution en ligne ?
- Comment traiter les pièces reçues ?
- Connecteur interne : marquer un fichier comme traité (peut se faire en masse) et paramétrage du chemin d'archives une fois marqué comme traité.
Formation du collaborateur à la solution :
Dernière étape dans la communication interne avec les collaborateurs du cabinet : la formation. Pour ce faire, le collaborateur a à sa disposition un E-learning présentant toutes les fonctionnalités que les collaborateurs doivent connaître.
Ensuite, c’est au référent de former les collaborateurs sur différents sujets tels que :
- Comment en parler aux clients ?
- Comment s'assurer de l'acceptation par les clients ?
- Comment parler de la conformité au RGPD ?
Le référent est chargé d’établir une stratégie claire et précise afin de déployer au mieux MyCompanyFiles auprès des clients du cabinet.