Les premiers pas sur la plateforme AUDITdrive

Dans ce guide, nous allons découvrir quelles sont les bonnes pratiques pour la mise en place d'AUDITdrive dans votre cabinet et auprès de vos clients.

Définissez la base de votre plateforme

1. Créez vos modèles de données (article complet sur ce lien)

Vous avez la possibilité de définir des fiches clients personnalisées sur la plateforme que vous pourrez construire et personnaliser vous-même ces informations. Vous trouverez l'onglet modèle de données dans la partie administration et vous allez définir 3 types de modèles :

- Pour vos clients

- Pour vos contacts

- Pour vos collaborateurs.

Ces modèles vous permettront de segmenter vos clients pour la suite de l'utilisation de la plateforme comme l'envoi de formulaires, le paramétrage de certains connecteurs ou simplement afin de trier vos clients sur différents critères.

2. Validez vos modèles d'arborescence (article complet sur ce lien)

Lors de l'ouverture de la plateforme, vous retrouverez un modèle prédéfini avec l'arborescence que nous avons défini avec la CNCC. Il vous suffit donc de valider les répertoires ainsi qu'à renseigner les permissions sur la partie droite de la page.

Ce modèle sera appliqué par défaut avec les droits que vous avez définis pour les nouveaux contacts et dossiers que vous allez créer sur la plateforme.

3. Prenez connaissance et adaptez les formulaires déjà présents sur la plateforme. (Article complet sur ce lien)

Vous disposez de quatre modèles de formulaires lorsque vous arrivez sur votre plateforme Audit Drive.

Nous vous invitons donc à en prendre connaissance, voici leurs intitulés :

Ces formulaires sont prêts à être utilisés avec l'arborescence que vous retrouvez par défaut lors de l'ouverture de la plateforme.

Si vous avez modifié votre arborescence modèle, pensez à modifier les chemins de dépôt dans les formulaires.

Ouvrir des accès

1. Ajoutez un compte collaborateur (Article complet sur ce lien)

Il est important d'aller définir en premier temps les accès des collaborateurs qui auront accès aux futurs dossiers.

Grâce aux deux modules suivants, vous allez pouvoir gérer vos collaborateurs :

- Groupes de collaborateurs permet de gérer le profil et droits d'accès de vos collaborateurs.

- Collaborateurs vous permet de créer, modifier et piloter vos collaborateurs.

2. Créez un dossier (Article complet sur ce lien)

Il est maintenant temps de créer votre premier dossier. Pour cela, vous pouvez vous rendre soit dans la gestion des clients ou via le "+" en dans la bannière en haut de la page.

Vous allez retrouver 5 étapes qu'il vous suffira de suivre consciencieusement afin de :

- Créer un client (personne morale)

- Affecter un contact au dossier (personne physique)

- Affecter des collaborateurs au dossier

- Mettre en place une arborescence modèle pour ce dossier

- (Si vous avez coché la case dans les formulaires), Affecter un ou des formulaires au client dès sa création.

3. Ajoutez un accès temporaire au dossier (Article complet sur ce lien)

Dans le cadre de votre mission, il est probable que vous auriez à donner un accès ponctuel de quelques jours/mois à un tiers.

Vous avez la possibilité d'ouvrir un accès à un ou des dossiers pendant une période donnée. Cette personne sera considérée comme un contact et vous pourrez gérer ses droits en spécifique depuis le dossier et l'onglet " Permissions".