Vous trouverez en pièce jointe un modèle de fichier de mapping IsaGED avec le modèle d'arborescence de la plateforme proposé par défaut.
Il faut le compléter avec vos propres données.
Explication du fichier Excel et ses colonnes :
Colonne A - Chemin MyCompanyFiles : Vous indiquerez le chemin de votre arborescence MyCompanyFiles dans lesquels devront se déverser les documents de votre IsaGED.
AAAA signifie l'année de rangement dans MyCompanyFiles. Vous devrez nous spécifier si on récupère l'année via une propriété du fichier IsaGED ("Exercice comptable", "Année", "AnnéeMois", etc) ou si l'année est à récupérer dans le libellé du document.
Colonne B - Section IsagED : La section menant aux documents devant se déverser dans le répertoire MyCompanyFiles indiqué dans la colonne 1.
Si vous connaissez le code de la section, vous pouvez mettre le code directement.
Si vous souhaitez déverser plusieurs sections dans un même chemin MyCompanyFiles, il vous suffira de dupliquer la ligne et de renseigner les informations de la seconde section. Et ainsi de suite.
Colonne C - Où se trouve l'année : La particularité sur IsaGED est que l'année du document (ce que nous permet de les ranger par année sur MyCompanyFiles) peut se trouver à plusieurs endroits : dans les propriétés ("Exercice comptable", "Année", "AnnéeMois", etc) ou dans le libellé du fichier.
Dans cette colonne, vous nous indiquerez pour les règles nécessitant un classement par année comment récupérer l'année du document.
Dans cette colonne, vous nous indiquerez pour les règles nécessitant un classement par année comment récupérer l'année du document.
Colonne D - Filtre sur la propriété "Type de document" : La propriété "Type de document" est une propriété présente par défaut sur IsaGED. Elle permet de spécifier le type du document (TVA, état comptable, etc). Nous pouvons nous baser dessus pour filtrer les fichiers à publier. C'est facultatif.
Colonne E - Filtre sur les autres propriétés : Tout autre propriété paramétré sur IsaGED peut être utilisée pour filtrer les documents (Code état, case à cocher, etc).C'est facultatif.
Colonne E - Filtre sur les autres propriétés : Tout autre propriété paramétré sur IsaGED peut être utilisée pour filtrer les documents (Code état, case à cocher, etc).C'est facultatif.
Colonne F à I - Filtre sur le libellé : Commence par / Contient / Ne contient pas / Fini par : Vous pouvez renseigner ici si vous souhaitez mettre un filtre quant au nom du fichier, c’est-à-dire spécifier : si le fichier doit contenir un mot clé donné / Absolument pas contenir un mot ou caractère / Commencer ou finir avec un caractère ou mot spécifique. C'est facultatif.
Colonne J - Extension : Spécifier si vous souhaitez un filtre sur le type d'extension (pdf, png, jpg, etc.). C'est facultatif.
Colonne K - Nombre d'années d'historique à publier : Quand nous rangeons les documents par année, nous pouvons limiter la remontée qu'aux N dernières années. Nous conseillons de remonter les 3 dernières années.
Colonne L - Commentaires : Vous pouvez ici ajouter tout commentaire qui nous servira à paramétrer le publisher selon votre fichier Excel. Soyez exhaustifs.
Le fichier est de mapping est déjà rempli. Nous nous basons sur l'arborescence IsaGED et MyCompanyFiles proposée par défaut. Si vous avez fait des modification sur l'un ou l'autre, ça ne collera plus mais vous aidera à comprendre ce qu'on attend de vous dans ce fichier de mapping.
Pour rappel, nous pouvons nous baser sur toutes les informations présents dans les propriétés du fichier pour faire des filtres sur la publication, créer des répertoires par salarié, etc.
Vérifiez bien dans IsaGED que les années sont bien présentes dans les attributs que vous nous spécifiez, il y a souvent beaucoup de confusion sur ce point.