Mise à Jour des Arborescences Clients avec le nouveau millésime 

Mise à jour des arborescences clients

Ce guide explique la procédure pour mettre à jour l’arborescence client, que ce soit de manière globale pour l’ensemble des clients, pour un groupe spécifique de clients, ou pour un client individuel. Si des automatisations ont été mises en place, comme l’envoi de fichiers vers un OCR, il est également recommandé de mettre à jour les chemins d’archives, notamment si le rangement est organisé par année.

Précautions et impact des modifications d’arborescence

Avant toute modification, il est crucial d’être conscient des précautions suivantes à prendre et des incidences potentielles sur les fonctionnalités de la plateforme :

• Vérifier que vous avez bien choisi les permissions du nouveau millésime
• Assurer vous que les permissions soient bien cascadées dans les sous répertoires (s'il y en a)
  
  

Délai d’exécution des modifications de masse

Les modifications d’arborescence effectuées en masse, comme l’affectation à tous les clients ou à un groupe comportant beaucoup de clients, peuvent prendre un temps considérable.
Il est recommandé d’exécuter ces opérations le soir ou durant une période où la plateforme ne sera pas utilisée afin de ne pas impacter les opérations courantes.

Incidences fonctionnelles des mises à jour d’arborescence

Lors de la mise à jour des arborescences, de nombreuses fonctions risquent d’être impactées. Il est donc recommandé de vérifier l’impact que cela peut avoir sur les points suivants avant toute modification :

• Les connecteurs 
• La gestion des tags
• Les permissions spécifiques pour des contacts

Configuration du modèle d’arborescence (Global ou Groupe)

Pour modifier l’arborescence de manière globale ou pour un groupe de clients, accédez à la roue crantée, puis naviguez jusqu’à l’onglet "définir les modèles d’arborescence".
Modifiez ensuite le modèle d’arborescence souhaité, par exemple en ajoutant une année à la structure.

Utilisation des variables dynamiques

Il est possible de mettre en place des variables pour créer une arborescence dynamique.
Les variables existantes sont :

• {millésime-1}
• {millésime}
• {millésime+1}

Préparation des millésimes N+1

Préparez le terrain pour une nouvelle année fluide en harmonisant vos millésimes avant la fin de l'année , idéalement entre octobre et novembre de l’année en cours.

Application des mises à jour d’arborescence

Les procédures suivantes décrivent comment appliquer le modèle d’arborescence, que ce soit pour un client unique, un groupe de clients ou l’ensemble de la base clients.

Mise à jour pour un client spécifique

Pour mettre à jour l’arborescence pour un client donné, rendez-vous sur la fiche du client concerné.
Cliquez sur le bouton situé au-dessus de l’arborescence.
Cette action ajoute uniquement les répertoires manquants, mais elle ne renomme ni ne supprime les répertoires qui sont en trop.
L’affectation du modèle d’arborescence au niveau du dossier client ne modifie pas les droits des contacts. Pensez donc à revérifier l’onglet permission si vous avez effectué des changements dans le modèle d’arborescence.

Mise à jour pour tous les clients

Après avoir modifié le modèle d’arborescence général (via la roue crantée), cliquez sur le bouton  pour affecter le modèle à l’ensemble de vos clients. Cette action de mise à jour globale peut prendre du temps.
La mise à jour du modèle pour l’ensemble des clients impacte les droits spécifiques mis en place pour les contacts. Gardez cela en tête lors de la mise à jour globale.
L’affectation du modèle ajoute les répertoires manquants, mais ne renomme ni ne supprime ceux qui sont en trop.

Mise à jour pour un groupe de clients

Après avoir modifié le modèle d’arborescence général (via la roue crantée), cliquez sur le bouton pour affecter le modèle à un ou plusieurs groupes clients. Cette action peut prendre du temps.
L’affectation du modèle ajoute les répertoires manquants aux arborescences des clients concernés, sans renommer ni supprimer ceux qui sont en trop.

Notification de fin de tâche lors de l'application d'un modèle d'arborescence

Lorsqu'un collaborateur applique un modèle d'arborescence à un ou plusieurs clients, cette opération peut prendre du temps, surtout si elle concerne de nombreux clients. Pour éviter de bloquer l'interface, le système exécute cette tâche en arrière-plan et envoie une notification par email à la fin du traitement.

Fonctionnement de la notification

Lorsque vous lancez l'application d'un modèle d'arborescence via "Assigner le modèle à tous les clients" ou "Attribuer à des groupes de clients", le système démarre une tâche asynchrone en arrière-plan. Vous pouvez continuer à travailler pendant que le traitement s'exécute.

Une fois le traitement terminé, vous recevez un email de notification à l'adresse associée à votre compte collaborateur.

Contenu de l'email de notification

En cas de succès, l'email a pour objet "Traitement terminé" et contient le nom du traitement effectué (ex: "Assigner le modèle à tous les clients" ou "Attribuer à des groupes de clients"), la date et heure de début du traitement, et la date et heure de fin du traitement.

En cas d'erreur, l'email a pour objet "Traitement en erreur" et contient les mêmes informations que ci-dessus, plus le détail de l'exception rencontrée pour faciliter le diagnostic.

Gestion des tâches concurrentes

Le système empêche le lancement de plusieurs tâches d'application de modèle en parallèle pour le même cabinet. Si vous tentez de lancer une nouvelle tâche alors qu'une autre est en cours, vous recevrez le message "Une tâche est en cours. Merci de réessayer plus tard." Attendez de recevoir l'email de fin de traitement avant de relancer une nouvelle tâche.

Bonnes pratiques

Avant de lancer l'application d'un modèle à tous les clients, assurez-vous que le modèle d'arborescence est complet, validé et que toutes les permissions ont bien été mises et cascadées.

Pour les cabinets avec de nombreux clients, privilégiez le lancement de cette application en heures creuses. 

Vérifiez votre boîte email (y compris les spams) pour ne pas manquer la notification de fin de traitement. En cas d'erreur, analysez le message d'exception dans l'email pour identifier la cause du problème.

Ressources vidéo :

Pour transformer cette étape technique en une simple formalité, un accompagnement visuel sur mesure est disponible. Le guide vidéo décompose chaque action à effectuer, vous permettant de suivre le processus à votre rythme et sans risque d’erreur.

Profitez donc de cette vidéo pour finaliser vos mises à jour et démarrer le prochain cycle sur des bases saines. 👇