Comment gérer les modèles d'arborescences et ceux de vos dossiers clients (création & modification) ? 

Principes et recommandations pour les modèles d’arborescence

Le module de Gestion des modèles d’arborescence de dossiers permet de définir des structures de dossiers réutilisables par les utilisateurs et leurs collaborateurs pour l’ensemble de leurs clients. Cette standardisation améliore la lisibilité des espaces clients et la productivité des équipes.

L’ordre des dossiers peut être ajusté dans le modèle, notamment pour un classement alphabétique si besoin. Nous recommandons toutefois de limiter le nombre de dossiers afin de conserver une arborescence claire et simple à utiliser.

Privilégiez des intitulés explicites plutôt que des abréviations techniques comme DP (dossier permanent) ou DA (dossier annuel). Les noms de dossiers doivent être immédiatement compréhensibles pour le client, qui n’est pas forcément comptable.

Gestion des modèles d’arborescence existants

Après avoir créé un modèle d’arborescence, vous disposez de plusieurs opérations pour le gérer et le distribuer.

• Création : Cliquez sur + Créer un nouveau modèle d’arborescence pour initier un nouveau modèle.
• Vérification : La liste des modèles existants figure en dessous de l’option de création ; vérifiez que le modèle s’est bien ajouté à cette liste.
• Information : Le nombre figurant dans une bulle noire à côté d’un modèle indique le nombre total de dossiers et de sous-dossiers contenus dans cette arborescence.
• Modification : Cliquez sur un modèle existant dans la liste pour accéder à son interface de modification.
• Suppression : Cliquez sur l’icône de la corbeille pour supprimer définitivement un modèle.
• Assigner le modèle à tous les clients : Cette fonction permet d’ajouter ce modèle d’arborescence à l’ensemble de vos clients.
• Attribuer à des groupes de clients : Permet d’assigner ce modèle à un ou plusieurs groupes de clients spécifiques.
• Exporter : Permet d’exporter le modèle d’arborescence au format CSV.
• Importer : Vous pouvez importer des modèles d’arborescence existants en cliquant sur ce bouton, situé en haut de la liste de modèles.

Procédure de création d’un modèle et définition des droits d’accès

• Saisie du nom du modèle
  Cliquez sur le bouton + Créer un nouveau modèle d’arborescence, saisissez le nom du modèle, puis cliquez sur suivant.
• Construction de l’arborescence
  Construisez la structure de votre arborescence en utilisant les outils de gestion de dossiers suivants :
  Cliquez sur   pour déplacer un dossier.
  Cliquez sur  pour dupliquer un dossier.
  Cliquez sur  pour créer de nouveaux dossiers.
  Cliquez sur pour ajouter un modèle d’arborescence déjà créé dans le nouveau modèle.
• Définition des droits d’accès par défaut
  Choisissez les droits par défaut que vous souhaitez attribuer à un nouveau contact pour chaque dossier de l’arborescence. Ces droits pourront ensuite être modifiés au cas par cas si nécessaire. Les options de droits sont les suivantes :
  
  Aucun : Le contact n’a pas d’accès au dossier et ne peut même pas le voir. Le dossier devient une zone privée non visible côté clients.
  Lecture : Le contact peut uniquement consulter et télécharger les fichiers du dossier.
  Total : Le contact peut consulter, télécharger, déposer et modifier les fichiers du dossier.
  

• Application des droits en cascade
  Appuyez ensuite sur ce bouton pour faire cascader les droits attribués au dossier parent à l’ensemble de ses sous-dossier

Modèle d’arborescence pré-défini disponible

Un modèle d’arborescence pré-défini est mis à disposition pour l’expertise comptable, et il peut être téléchargé au format CSV : Modèle d’arborescence — expertise comptable.

Notification de fin de tâche lors de l'application d'un modèle d'arborescence

Lorsqu'un collaborateur applique un modèle d'arborescence à un ou plusieurs clients, cette opération peut prendre du temps, surtout si elle concerne de nombreux clients. Pour éviter de bloquer l'interface, le système exécute cette tâche en arrière-plan et envoie une notification par email à la fin du traitement.

Fonctionnement de la notification

Lorsque vous lancez l'application d'un modèle d'arborescence via "Assigner le modèle à tous les clients" ou "Attribuer à des groupes de clients", le système démarre une tâche asynchrone en arrière-plan. Vous pouvez continuer à travailler pendant que le traitement s'exécute.

Une fois le traitement terminé, vous recevez un email de notification à l'adresse associée à votre compte collaborateur.

Contenu de l'email de notification

En cas de succès, l'email a pour objet "Traitement terminé" et contient le nom du traitement effectué (ex: "Assigner le modèle à tous les clients" ou "Attribuer à des groupes de clients"), la date et heure de début du traitement, et la date et heure de fin du traitement.

En cas d'erreur, l'email a pour objet "Traitement en erreur" et contient les mêmes informations que ci-dessus, plus le détail de l'exception rencontrée pour faciliter le diagnostic.

Gestion des tâches concurrentes

Le système empêche le lancement de plusieurs tâches d'application de modèle en parallèle pour le même cabinet. Si vous tentez de lancer une nouvelle tâche alors qu'une autre est en cours, vous recevrez le message "Une tâche est en cours. Merci de réessayer plus tard." Attendez de recevoir l'email de fin de traitement avant de relancer une nouvelle tâche.

Bonnes pratiques avant le lancement de la tâche 

Avant de lancer l'application d'un modèle à tous les clients, assurez-vous que le modèle d'arborescence est complet, validé et que toutes les permissions ont bien été mises et cascadées.

Pour les cabinets avec de nombreux clients, privilégiez le lancement de cette application en heures creuses. 

Vérifiez votre boîte email (y compris les spams) pour ne pas manquer la notification de fin de traitement. En cas d'erreur, analysez le message d'exception dans l'email pour identifier la cause du problème.

Comprendre le fonctionnement de l'arborescence après application

Lorsqu'un modèle d'arborescence est appliqué à un client, les dossiers sont créés physiquement dans l'espace du client. Une fois créés, ces dossiers sont indépendants du modèle d'origine. Toute modification ultérieure du modèle n'affecte pas les arborescences déjà créées, et inversement, les modifications faites sur l'arborescence d'un client n'affectent pas le modèle.

Modifications manuelles possibles

Les collaborateurs peuvent effectuer plusieurs types de modifications manuellement sur l'arborescence d'un client.

Pour renommer un répertoire,

1. Naviguez jusqu'au répertoire concerné dans l'arborescence du dossier client.
2. Cliquer sur les 3 points en bout de ligne puis cliquer sur "Renommer".  
3. Sélectionnez "Renommer".
4. Saisissez le nouveau nom et validez.

Le dossier sera renommé immédiatement. 

Pour créer un nouveau dossier, naviguez jusqu'à l'emplacement où vous souhaitez créer le dossier. Cliquez sur le bouton "Nouveau dossier" dans la barre d'actions. Saisissez le nom du dossier et validez. Le dossier sera créé à l'emplacement sélectionné.

Pour déplacer un répertoire, sélectionnez le répertoire à déplacer. Utilisez la fonction "Déplacer" dans le menu d'actions. Sélectionnez le répertoire de destination. Validez le déplacement. Le répertoire et tout son contenu seront déplacés vers la nouvelle destination.

Pour supprimer un répertoire, sélectionnez le répertoire à supprimer. Cliquez sur le bouton de suppression. Confirmez la suppression. Le répertoire et son contenu seront déplacés vers la corbeille.

Attention : la suppression d'un répertoire supprime également tous les sous-dossiers et fichiers qu'il contient.

Limitations des modifications manuelles

Les modifications manuelles sont adaptées pour des changements ponctuels sur un ou quelques clients. Chaque modification doit être effectuée client par client, ce qui est chronophage pour un grand nombre de clients. Il n'existe pas de fonction native pour appliquer une modification à plusieurs clients simultanément. Les modifications ne sont pas synchronisées avec le modèle d'arborescence d'origine.

Quand contacter le support

Pour les modifications en masse concernant de nombreux clients, deux options s'offrent à vous.

1. La première option est de faire les modifications manuellement. Cette approche est recommandée si les modifications sont simples (renommage, ajout d'un dossier), ou si vous avez le temps de procéder client par client.
2. La seconde option est de contacter le support. Cette approche est recommandée si vous devez supprimer ou restructurer des dossiers sur l'ensemble de vos clients, si vous devez appliquer une modification identique à tous vos clients, ou si vous rencontrez des erreurs lors des modifications manuelles.

Procédure pour contacter le support

Préparez les informations suivantes avant de contacter le support :

• la liste des clients concernés (ou "tous les clients" si applicable),
• la description précise des modifications souhaitées (renommage, suppression, déplacement, création),
• le chemin exact des répertoires concernés (ex: /Comptabilité/Factures/2024),
• et si applicable, le nouveau nom ou le nouvel emplacement souhaité.

Contactez le support en fournissant ces informations. Le support pourra effectuer les modifications en masse via des scripts ou des procédures spécifiques qui ne sont pas accessibles depuis l'interface utilisateur.

Cas particuliers

Pour l'historique non pris en compte, si vous constatez que des modifications d'arborescence ne sont pas reflétées dans l'historique ou les logs, cela peut être dû à un délai de synchronisation. Attendez quelques minutes et rafraîchissez la page. Si le problème persiste, contactez le support.

Pour les suppressions non effectives, les dossiers supprimés sont déplacés vers la corbeille et restent récupérables pendant la durée de rétention configurée (1 à 6 mois). Si vous souhaitez une suppression définitive immédiate, vous devez vider la corbeille ou contacter le support.

Pour les modifications de modèle après application, si vous modifiez le modèle d'arborescence après l'avoir appliqué à des clients, les clients existants ne seront pas affectés. Pour appliquer les nouvelles modifications, vous devez soit réappliquer le modèle (ce qui ajoutera les nouveaux dossiers sans supprimer les existants), soit effectuer les modifications manuellement sur chaque client, soit contacter le support pour une mise à jour en masse.

Bonnes pratiques pour les modifications 

Avant toute modification, vérifiez que le dossier ne contient pas de fichiers importants avant de le supprimer. Documentez les modifications effectuées pour garder une trace. Testez les modifications sur un client pilote avant de les appliquer à tous.

Pour les modifications en masse, privilégiez le contact avec le support plutôt que de passer des heures à modifier manuellement. Fournissez des instructions claires et précises au support. Demandez une confirmation avant l'exécution des modifications.

Pour la maintenance, révisez régulièrement vos modèles d'arborescence pour qu'ils correspondent aux besoins actuels. Planifiez les modifications d'arborescence en dehors des heures de pointe. Informez les contacts clients des modifications qui pourraient affecter leur navigation.