Ce module de l'application permet à votre client de saisir, au fil des mois, les différents trajets réalisés avec son véhicule personnel afin d'avoir accès à un remboursement de ses frais.
Aujourd'hui, le module permet de calculer les kilomètres par trajet, le cumul sur le mois et de générer des fichiers Excel et Pdf avec les détails et les montants des indemnités.
Vous retrouverez un exemple de ce fichier en pièce jointe de cet article.
Tous les calculs sont régis par les barèmes de l'Etat ainsi que par les différentes tranches appliquées en fonction des kilomètres parcourus sur l'année.
Nous conseillons à vos clients de vous envoyer régulièrement les relevés.
Les relevés des mois passés envoyés sont "bloqués" et ne seront pas modifiables. L'outil effectue des régularisations au fil de l'eau (ou en fin d'année) afin de compenser le ou les éventuels trop perçus des mois précédents
1. Le fonctionnement du module
En arrivant sur le module, vos clients vont saisir les adresses de départ et d'arrivée. La recherche dynamique est possible. De même, la géolocalisation est possible à condition d'avoir donné la permission d'accéder à la position GPS du smartphone.
Les adresses récentes sont gardées en mémoire afin de faciliter le remplissage.
Il est possible, dans l'écran suivant (ci-dessous), de mettre en place des trajets favoris.
Il est également possible, lors de l'étape suivante, d'ouvrir directement le trajet notamment sur les applications Google Maps et Waze si elles sont disponibles sur vos smartphones.
2. Le dépôt des relevés sur la plateforme
Une fois le mois terminé, votre client doit envoyer les éléments qu'il a complétés au fur et à mesure du mois.
En cliquant sur le relevé, il va pouvoir soit le partager par mail, soit le déposer sur la plateforme dans le chemin défini par le cabinet.
Vos clients vont aussi y retrouver le nombre de kilomètres parcourus ainsi que le montant de l'indemnité.
3. Les paramètres
Le choix de la tranche
Vos clients peuvent choisir une tranche manuellement en se rendant dans Paramètres --> Mon entreprise --> Paramètres des indemnités
Ils peuvent aussi définir la puissance fiscale (CV) de leur véhicule.
Calcul des indemnités en 2023 et 2024
[1] Case P.6 sur votre carte grise
Attention : le calcul des IK est basé sur une année civile. Ce barème sera donc déterminé de manière définitive à la fin de l'année (au moment de la publication de la Loi de Finances). Avant cette date, le barème peut changer en fonction de la distance annuelle parcourue et de la puissance fiscale de votre véhicule.
Précisions supplémentaires sur le module
- Dès le changement de tranche pour les indemnités kilométriques, le montant affiché est calculé en prenant en compte tous les kilomètres parcourus dans l'année en cours avec le véhicule. La régularisation tient compte du montant total cumulé des IK dues depuis le début de l'année, sous déduction des montants en euro déjà versés sur les mois précédents (de la même année) pour le même véhicule.
- Lors de la compensation, si le montant affiché est égal à 0 €, c’est que le montant est soit nul, soit négatif. En cliquant sur le texte « Pourquoi 0 ? » en dessous du total affiché, vous pourrez consulter les détails relatifs au calcul.
- Le contenu des fichiers générés lors du partage/dépôt contient des informations détaillées qui sont listées par véhicule utilisé dans le mois.
- Lors de la création d'un nouveau relevé d'IK, l’utilisateur peut saisir les trajets effectués uniquement postérieurs à la date suivant le dernier relevé d'IK mensuel envoyé.
- Si aucun mois n’a été envoyé ou si aucun relevé n'a été saisi (en cas de premier téléchargement par exemple), l’utilisateur peut saisir les relevés d'IK mensuels jusqu'au du 1er janvier de l’année précédente.
- Le récapitulatif des informations relatives aux IK se présente par mois et par véhicule utilisé.
- La fonctionnalité « Partager » ne compte pas comme un envoi.
- Vous ne pouvez envoyé un mois passé qu’une seule fois. Il apparait marqué comme étant « envoyé ».
- Vous ne pouvez déposer le mois "X" que si tous les mois précédents ont été déposés.
- Vous ne pouvez modifier ou supprimer un mois que s'il correspond à un mois n'ayant pas été envoyé.
- Vous ne pouvez pas supprimer les relevés d'IK envoyés au cours des 2 dernières années. Si nous sommes en N, je ne peux pas supprimer les relevés d'IK envoyés en N et N-1 mais je peux supprimer les relevés d'IK de N-2. Un historique de 2 ans minimum est ainsi conservé.
- Vous ne pouvez pas supprimer ni modifier un véhicule s'il a été impliqué dans au moins un trajet.
- Pour les barèmes personnalisés, la mention apparaîtra dans les fichiers générés seulement si le barème appliqué est différent du cas classique.
Exemple : j’applique le barème +20 000 km à mon véhicule. La mention « Mis en place par l’utilisateur » apparaîtra dans les fichiers générés lors du dépôt tant que le total des kilomètres parcourus correspond à une autre tranche d’indemnités kilométriques. - En cas de régularisation de fin d'année, une ligne rouge sera présente en bas de l'export du fichier PDF : "Compensation de -XXXX € estimée par rapport aux mensualités précédentes".
Document mis à disposition :
Annexe — documentation - décembre 2022