Comment vos clients peuvent déposer leurs documents par mail via le MailTo ?

1. Activer la fonctionnalité MailTo

Pour bénéficier de cette option, nous vous invitons à contacter notre support technique ou à vous rapprocher de votre Customer Success Manager (CSM) afin d'activer le module sur votre portail.

2. Présentation de la fonctionnalité

Vos clients peuvent soumettre leurs documents par email en utilisant des adresses spécifiques générées automatiquement par la plateforme.

Structure de l'adresse email

Le format d'une adresse MailTo est normalisé pour garantir que le document arrive au bon endroit. Il se présente ainsi :
depot-mail+nom_cabinet+nom_dossier_client+type_de_document@mycompanyfiles.fr

Comment cela fonctionne-t-il ?

Chaque adresse est liée à un répertoire précis (par exemple : ZONE DE DEPOT / Factures fournisseurs).

Personnalisation : Une adresse unique est créée pour chaque dossier client et pour chaque type de document attendu.
Simplicité : Un simple envoi d'email ou un transfert de message (avec la pièce jointe) suffit pour que le document soit classé.
Visibilité : Vous pouvez choisir d'afficher ou de masquer ces adresses à vos clients via le bouton Afficher les adresses de dépôt mail aux clients ON/OFF dans Administration > Gérer les dossiers clients.

Pour le bon fonctionnement du dépôt du fichier il est indispensable que le fichier soit en pièce jointe du mail et non dans le corps. Aussi, le fichier doit avoir un format supporté par les adresses de messageries, tels que PDF, DOCX, JPG, ou PNG.
En effet, le système est conçu pour extraire uniquement les fichiers attachés et les ranger automatiquement dans le répertoire approprié. Ainsi, le processus de dépôt se déroule sans erreur le document arrive dans le dossier souhaité.
Cela simplifie également la gestion des dépôts, car chaque pièce jointe sera directement liée à l'adresse spécifique attribuée à chaque client et type de dépôt.

Vous disposez d'un bouton ON/OFF pour afficher ces adresses dans la partie "Administration" > "Gestion des clients".

3. Paramétrage et génération des adresses

Il est important de noter que les adresses MailTo ne sont pas créées au hasard : elles découlent directement de la configuration de votre plateforme.

La source du paramétrage

Les adresses sont générées en fonction des fonctions de dépôt que vous avez configurées dans l'onglet : Administration > Gestion de la plateforme > Application Smartphone.

Pour chaque entrée créée dans cette section :

Le Type de document est défini.
Le Chemin de dépôt est renseigné.
La plateforme utilise ensuite ces éléments pour générer l'adresse MailTo correspondante pour chaque client.

Accéder aux adresses de vos clients

Une fois configurées, vous retrouvez ces adresses sur la fiche de chaque client, sous l'onglet MailTo. Elles y sont listées et prêtes à être communiquées.

L'onglet MailTo n'apparaît pas ? Si l'onglet est invisible sur la fiche client, vérifiez que le module est bien activé pour votre cabinet en contactant support@mycompanyfiles.fr.

4. Modifier les chemins de dépôt

Si vous souhaitez modifier la destination d'un MailTo, vous devez ajuster le paramétrage dans la section Application Smartphone mentionnée plus haut.

a. L'accès au paramétrage

b. La modification des chemins

Vous allez pouvoir éditer les modes de dépôts comme dans la petite animation ci-dessous. Nous vous conseillons d'ouvrir une seconde fenêtre avec votre modèle d'arborescence afin d'avoir le format exact en termes de nommage, de majuscules et d'espaces.

Conseil d'expert : Lors de la saisie des chemins, nous vous recommandons d'avoir votre modèle d'arborescence sous les yeux pour respecter scrupuleusement le nommage (majuscules, espaces).

Format attendu : RépertoireParent/SousRépertoire1/SousRépertoire2

Votre MailTo est maintenant correctement paramétré. Il vous suffit donc de diffuser les adresses à vos clients tout en leur indiquant la marche à suivre ou en leur indiquant qu'ils peuvent retrouver ces adresses dans l'espace "Mon Compte".

5. Checklist de dépannage (En cas de non-réception)

Si un fichier envoyé via MailTo n’apparaît pas, l'expéditeur reçoit une notification d'erreur. Voici les points à vérifier :

Vérifier la configuration

L'adresse est-elle correcte ? L'alias (la partie avant le @) doit être exact.
Le dossier de destination existe-t-il ? Si le dossier a été supprimé ou renommé manuellement dans l'arborescence du client sans mettre à jour le paramétrage, le dépôt échouera.

Vérifier l'email envoyé

Pièce jointe : Le fichier doit être joint et non intégré dans le corps du mail.
Format : Seuls les formats standards (PDF, DOCX, JPG, PNG) sont garantis.
Nom du fichier : Évitez les caractères interdits : < > : \ / * | ?.

Cas particulier : Adresses Orange

Pour les clients Orange, la partie avant le symbole @ est limitée à 64 caractères. Si votre nom de cabinet ou le nom du type de document est trop long, l'adresse peut être tronquée par Orange. Dans ce cas, il est nécessaire de raccourcir le libellé du type de dépôt dans votre administration.

Besoin d'une assistance supplémentaire ? Nos équipes sont à votre disposition pour vous accompagner dans l'optimisation de vos processus de collecte.