Comment vos clients peuvent déposer leurs documents par mail via le mail to ?

1. Activer la fonctionnalité Mail to

Pour obtenir cette fonctionnalité, nous vous invitons à écrire au support ou à vous rapprochez de votre CSM pour activer votre mail to.

2. Présentation de la fonctionnalité

Vos clients peuvent soumettre leurs documents par email en utilisant des adresses spécifiques de type mailto.

Cette adresse ne permet seulement que de déposer dans un répertoire donné sur la plateforme, par exemple : Zone De Dépôt/Factures fournisseurs.

Avec cette fonctionnalité, vous allez pouvoir générer une adresse différente par client et par type de dépôt. Chaque client se retrouvera donc avec n adresses de dépôt en fonction du type de document qu'il souhaite déposer. Un simple envoi de mail ou transfert et la pièce jointe se retrouve rangée sur la plateforme.

Pour le bon fonctionnement du dépôt du fichier il est indispensable que le fichier soit en pièce jointe du mail et non dans le corps. Aussi, le fichier doit avoir un format supporté par les adresses de messageries, tels que PDF, DOCX, JPG, ou PNG.
En effet, le système est conçu pour extraire uniquement les fichiers attachés et les ranger automatiquement dans le répertoire approprié. Ainsi, le processus de dépôt se déroule sans erreur le document arrive dans le dossier souhaité.
Cela simplifie également la gestion des dépôts, car chaque pièce jointe sera directement liée à l'adresse spécifique attribuée à chaque client et type de dépôt.

Vous disposez d'un bouton ON/OFF pour afficher ces adresses dans la partie "Administration" > "Gestion des clients".

3. Accéder aux mails générés par défaut à chaque client

Il vous suffit de vous rendre sur la fiche client dans l'onglet MailTo, comme illustré dans l'animation ci-dessous.

Dans cet onglet, vous trouverez toutes les adresses de dépôt qui ont été générées automatiquement pour chaque client. Ces adresses sont déjà présentes et prêtes à être utilisées.

Si jamais vous ne voyez pas l'onglet MailTo sur la fiche client, il se peut que cette fonctionnalité ne soit pas encore activée pour votre compte.
Dans ce cas, nous vous invitons à contacter notre équipe de support technique à l'adresse suivante : support@mycompanyfiles.fr. Vous pouvez également joindre votre Customer Success Manager (CSM) qui se fera un plaisir de vous assister.

Ils pourront vérifier votre configuration et activer l'onglet MailTo, vous permettant ainsi d'accéder facilement aux adresses de dépôt. Une fois cette fonctionnalité activée, vous pourrez communiquer ces adresses à vos clients, leur permettant ainsi de déposer les documents requis selon les modalités que vous aurez définies.

Il vous suffit donc de communiquer ces adresses à vos clients afin qu'il puisse vous déposer les documents que vous attendez.

4. Modifier les chemins et les types de dépôt

Le paramétrage des chemins de dépôt est identique au paramétrage des chemins de l'application. Voici les captures d'écran permettant de réaliser le paramétrage étape par étape.

a. L'accès au paramétrage

b. La modification des chemins

Vous allez pouvoir éditer les modes de dépôts comme dans la petite animation ci-dessous. Nous vous conseillons d'ouvrir une seconde fenêtre avec votre modèle d'arborescence afin d'avoir le format exact en termes de nommage, de majuscules et d'espaces.

Le format attendu dans les chemins de dépôt est : RépertoireParent/SousRépertoire1/SousRépertoire2 , etc.

Votre MailTo est maintenant correctement paramétré. Il vous suffit donc de diffuser les adresses à vos clients tout en leur indiquant la marche à suivre ou en leur indiquant qu'ils peuvent retrouver ces adresses dans l'espace "Mon Compte".

5. Checklist de dépannage en cas de non-réception d'un fichier envoyé via MailTo

Cette checklist vous aide à diagnostiquer et résoudre les problèmes de réception de fichiers envoyés par email via la fonctionnalité MailTo.

Si le fichier envoyé via MailTo n’a pas pu être déposé suite à une erreur, votre contact recevra automatiquement une notification l’informant que le dépôt n’a pas abouti.

Vérifier la configuration de l'adresse MailTo V2

Vérifiez que l'adresse email MailTo est correctement configurée pour le client concerné. L'adresse MailTo est associée à un chemin de dépôt spécifique.
Vérifiez que le chemin de dépôt existe toujours dans l'arborescence du client.

Vérifier l'email envoyé

Vérifiez que l'expéditeur a bien envoyé l'email à la bonne adresse MailTo (avec l'alias correct).
Vérifiez que l'email contient bien le fichier en pièce jointe et non dans le contenu du mail.
Vérifiez que le format de la pièce jointe est accepté.

Vérifier le chemin de dépôt

Vérifiez que le chemin de dépôt associé à l'adresse MailTo existe toujours. Si le dossier de destination a été supprimé ou renommé, le fichier ne pourra pas être déposé.

Points de vérification supplémentaires

Vérifiez que le nom du fichier joint ne contient aucun caractère interdit (>, <, :, \, /, *, |, ?).
Assurez-vous également que le fichier n’est pas corrompu.
En cas de multiples pièces jointes, contrôlez que chacune respecte les contraintes de format et de taille, et qu’elles sont bien ajoutées en tant que pièces jointes et non intégrées dans le corps de l’email.