Paramétrage et utilisation des tags "Traité" et "Reçu"

Sur la plateforme, vous avez la possibilité de reclasser les documents déposés par vos clients dans la zone de dépôt.

L'idée est de garder un suivi précis de ce qui a été récupéré par le cabinet, ou avertir vos clients que vous êtes en train de travailler sur leurs documents.

1. Le paramétrage des tags

Pour paramétrer les tags sur la plateforme il vous suffit de vous rendre dans la partie "Paramétrer les connecteurs" ou dans la partie "Personnaliser les informations du cabinet" de la plateforme qui se trouve dans la roue crantée (administration).

Dans la partie "Paramètres avancés" vous trouverez les deux services : "Tag par défaut" ainsi que "Tags personnalisés".

A. Tag par défaut

Deux tags sont mis à votre disposition par défaut : "traité" et "reçu".

Il est possible d'entrer une description personnalisé pour ces deux tags. Celle ci s'affichera dans un message contextuel quand la souris survole le tag sur un fichier tagué.

Il vous suffit donc de cliquer sur le "+" afin d'ajouter un nouveau chemin. Nous allons ensuite vous proposer les répertoires possibles et existants sur votre plateforme dans le but de vous aider à correctement paramétrer les chemins. Voici une courte vidéo montrant cela.

L'idée est de définir :

Le chemin de dépôt → Il s'agit du répertoire dans lequel le client a pu déposer le document.
Le chemin d'archive → Il s'agit du répertoire dans lequel le document sera déplacé une fois qu'il aura été tagué.

Le tag est maintenant paramétré. Si vous souhaitez ajouter d'autres répertoires d'archive, cela est possible, car les répertoires manquants lors de la mise en place du tag seront créés automatiquement. Pour cela, il vous suffit donc d'écrire le chemin souhaité.

Il est possible de mettre en place des variables afin de rendre le tag plus dynamique et précis dans le classement. Les variables existantes sont :

{millésime} Cette variable sera remplacé par l'année en cours.
{mois} Cette variable sera remplacé par le mois en cours.

Les clients de cabinet ne verront pas les tags tant que l'option "rendre les tags visibles pour le client" n'est pas activé.

Attention
Il est obligatoire de rajouter une description car sans cela vous ne pourrez pas ajouter/modifier des chemins.

B. Tags personnalisés

Il est possible de créer des tags personnalisés. Vous pouvez leur attribuer un nom selon votre choix ainsi qu'une couleur qui vous convient. Ces tags peuvent également être associés à des chemins d'archives. Ils ne disposent pas de l'option permettant d'ajouter une description.

2. Utilisation des tags "traité" et "reçu"

Nous allons désormais voir les différents usages de ces tags.
Il est effectivement possible de taguer les documents en masse, un par un et même via la visionneuse.

Traitement des documents en masse :

Les documents ont donc disparu de la zone de dépôt initialent pour être déplacés et tagués dans le répertoire d'archive paramétré.

Traitement de documents un par un :

Les documents ont donc disparu de la zone de dépôt initialent pour être déplacés et tagués dans le répertoire d'archive paramétré.

Taguer les documents depuis la visionneuse :

Il est possible de taguer les documents directement depuis la visionneuse. L'avantage est qu'il est possible de renommer et changer la "date" du document afin que son archivage soit fait dans le bon mois et/ou année.

Vous pouvez aussi ajouter des tags personnalisés, depuis cette même page, des connecteurs internes à la plateforme.

Vous maîtrisez maintenant le paramétrage et l'usage des tags sur la plateforme.