Paramétrage et utilisation des tags "Traité", "Reçu" et des tags personnalisés

L'idée est de garder un suivi précis de ce qui a été récupéré par le cabinet, ou avertir vos clients que vous êtes en train de travailler sur leurs documents.

1. Le paramétrage des tags

Pour paramétrer les tags sur la plateforme il vous suffit de vous rendre dans la partie "Paramétrer les connecteurs" de la plateforme qui se trouve dans la roue crantée en haut à droite (page Administration).

Dans la partie "Paramètres avancés" vous trouverez les deux services : "Tags par défaut" ainsi que "Tags personnalisés".

A. Tag par défaut

Deux tags sont mis à votre disposition par défaut : "traité" et "reçu".

La coche "rendre les tags visibles pour le client" permet d'activer la visibilité des tags pour vos clients. Les collaborateurs voient tous les tags.

Il est possible d'entrer une description personnalisé pour ces deux tags. Celle ci s'affichera dans un message contextuel quand la souris survole le tag sur un fichier tagué. N'oubliez pas à remplir ce champ de texte, il est obligatoire.

Pour paramétrer un déplacement automatique d'un fichier tagué remplissez les champs sous "Chemin de dépôts" et "Chemin d'archives". Pour ajouter une ligne cliquez sur le bouton "+" à droite de la page. Pour effacer une ligne, cliquez sur le bouton poubelle à droite de la page. Commencez à renseigner votre chemin, une liste apparaitra avec les chemins suggères. Voir l'animation au dessous.

Les chemins à renseigner sont :

Le chemin de dépôt → Il s'agit du répertoire dans lequel le client a pu déposer le document.
Le chemin d'archive → Il s'agit du répertoire dans lequel le document sera déplacé une fois qu'il aura été tagué.

Il est possible de mettre en place des variables afin de rendre le tag plus dynamique et précis dans le classement. Les variables existantes sont :

{millésime} : Cette variable sera remplacé par l'année en cours.
{mois} Cette variable sera remplacé par le mois en cours.

Exemple d'un chemin d'archive : DOSSIER COMPTABLE/{millésime}/{mois}/PIECES COMPTABLES SCANNEES

Les clients du cabinet ne verront pas les tags tant que l'option "rendre les tags visibles pour le client" n'est pas activé.

Attention
Il est obligatoire d'ajouter une description à chaque tag paramétré avant de cliquer sur le bouton Valider.

B. Tags personnalisés

Il est possible de créer des tags personnalisés. Vous pouvez leur attribuer un nom selon votre choix ainsi qu'une couleur qui vous convient. Ces tags peuvent également être associés à des chemins d'archives. Ils ne disposent pas de l'option permettant d'ajouter une description.

Pour ajouter un nouveau tag personnalisé cliquez sur "+ Ajouter un tag" puis paramétrez votre nouveau tag. Cliquez ensuite sur le bouton "Ok" pour l'ajouter à la liste.

Vous pouvez changer la visibilité du tag en cliquant sur l'icone de l'œil sous la colonne "Visible par les clients". en cliquant sur la roue crantée sous la colonne "Paramétrages" vous pouvez modifier ou ajouter les chemins de destinations et d'archive pour chaque tag.

Pour supprimer un tag personnalisé, il faut d'abord enlever le tag de tous les fichiers qui le contiennent.

2. Utilisation des tags "traité" et "reçu"

Nous allons désormais voir les différents usages de ces tags.
Il est effectivement possible de taguer les documents en masse, un par un, et même via la visionneuse.

Taguer de nouveau un fichier avec le même tag permet d'enlever ce dernier. Ceci s'applique également au bouton "Marquer comme traité" : l'action est réversible.

Traitement des documents en masse :

Sélectionnez les fichiers que vous souhaitez taguer en cliquant sur la coche à gauche de la colonne "Nom" qui permet de sélectionner tous les fichiers. Cliquez ensuite sur le bouton qui apparaît en haut de la page sous forme d'une case coché. Si les chemins sont bien renseignés, les fichiers se déplaceront une fois tagués.

Traitement des documents un par un :

Cliquez sur la case à cocher à gauche de chaque fichier que vous souhaitez taguer. Cliquez ensuite sur le bouton qui apparaît en haut de la page sous forme d'une case coché. Si les chemins sont bien renseignés, les fichiers se déplaceront une fois tagués.

Taguer les documents depuis la visionneuse

Il est possible de taguer les documents avec le tag par défaut "traité" directement depuis la visionneuse. L'avantage est qu'il est possible de renommer le libellé du fichier et changer la date pour le classement du document afin que son archivage soit fait dans le bon mois et/ou année. Si votre chemin d'archivage contient la variable {millésime} ou {mois} alors le fichier sera classé selon la date choisie dans la visionneuse avant de cliquer sur le bouton "Marquer comme traité" au lieu d'être classé selon l'année et le mois en cours.

Vous maîtrisez maintenant le paramétrage et l'usage des tags sur la plateforme.