Le déploiement est constitué de différentes étapes afin d’intégrer au mieux la solution dans l’écosystème du cabinet, des collaborateurs et des clients.
Ces étapes, que nous vous recommandons d’effectuer dans l’ordre suivant, vont vous permettre de structurer ce déploiement :
- Une fois l’espace préparé, votre procédure client arrêtée et vos supports préparés, fixez une
date cible de déploiement.
Préparez le contenu :
- Rédigez un mail d’information “Arrivée de l’extranet et de l’application” pour vos clients, nous vous proposons un mail déjà entièrement rédigé dans l’article “Communiquez sur le lancement de votre plateforme”. Ce dernier sera envoyé juste avant la création et activation du client sur la plateforme MyCompanyFiles. Nous vous invitons à y joindre “le guide utilisateur : prise en main de la plateforme” et à le mettre à disposition du client dans le centre d’aide.
- OPTIONNEL : Nous vous encourageons à facturer le service à vos clients. Dans cette logique, nous avons rédigé un mail pour vos clients informant de la facturation supplémentaire du service.
Définissez les dates clés et les clients associés :
- Date phase 1 : Envoi de l’invitation via MCF à tous les clients > en général entre 50 et 70% de taux d’ouverture
- Date phase 2 : Ré-invitation à T0 + 1 semaine pour ceux qui n’ont pas ouvert > en général entre 70 et 90% d’ouverture
- Date phase 3 : Ré-invitation à T0 + 2 semaines > en général entre 80% et 95% d’ouverture
- Définissez la liste des clients pour chaque phase de déploiement (tous, ou bien filtré selon un critère choisi : attribut présent sur votre fiche client.) Ex : activité, forme juridique, date de clôture, etc.)
- Procédez aux envois des mails en 3 phases.
Communiquez massivement sur l'arrivée de plateforme :
- La relation client étant primordiale, nous vous invitons à communiquer sur l’arrivée de la plateforme et de l’application par divers moyens : sur votre site internet (notamment en intégrant le portail de connexion), dans vos newsletters, sur vos réseaux sociaux, lors de vos rendez-vous clients, dans vos signatures de mail, lors d’un évènement avec vos clients, etc.).
- Partie intégrante de la communication, ainsi qu’une étape clé du déploiement, vous invitons à personnaliser le centre d’aide de la plateforme côté client, ainsi que d’utiliser les fonctionnalités communication : les actualités, les, j'ai besoin, les pop-up événement.
Suivez les résultats de votre déploiement :
- Suivre le déploiement avec des réunions de suivi en interne avec un rappel des objectifs et analyse des réalisations (certains de vos confrères mettent en place des “incentive” pour motiver les collaborateurs). Vous pouvez suivre l’avancement avec le module de statistiques.