Suivez l’activité de vos clients en un coup d’œil
1. Qu’est-ce que cette fonctionnalité ?
Le récapitulatif des fichiers restants dans les zones de dépôt est une option qui vous permet de recevoir un résumé par email du nombre de fichiers encore présents dans les répertoires où vos clients déposent leurs documents.
⚠️ Attention
Le récapitulatif prendra en compte tous les répertoires pour lesquels vos clients ont une permission totale.
👉 Assurez-vous que seuls les répertoires qui servent de zone de dépôt sont accessibles en permission totale par vos clients.
Pourquoi l’utiliser ?
- Suivi efficace : Vous êtes alerté en cas de fichiers non traités dans la zone de dépôt.
- Gain de temps : Permet d’identifier rapidement les documents à prendre en charge.
- Détection des anomalies : Vous pouvez repérer un éventuel problème de remontée des fichiers vers l’OCR.
2. Comment activer le récapitulatif ?
L’activation de cette fonctionnalité se fait en quelques étapes simples :
Étape 1 : Rendez-vous dans sur la page de votre compte en cliquant sur votre nom puis Mon compte.
Étape 2 : Cochez l’option "Recevoir le récapitulatif des fichiers restants dans les zones de dépôt des clients".
Étape 3 : Sélectionnez la fréquence de réception du résumé (Quotidien ou Hebdomadaire).
Étape 4 : Cliquez sur "Mettre à jour" en bas de la page pour enregistrer les modifications.
Une fois activée, vous recevrez un email contenant un tableau récapitulatif des fichiers encore présents dans la zone de dépôt de vos clients.
3. Conseils pour une utilisation optimale
- Vérifiez régulièrement vos permissions : Assurez-vous que le répertoire utilisé pour la zone de dépôt (ZDD) est bien paramétré pour éviter les erreurs dans les résumés.
- Adaptez la fréquence d’envoi selon votre charge de travail : Quotidien pour un suivi en temps réel, Hebdomadaire pour une gestion plus globale.
- Utilisez le récapitulatif pour anticiper les actions : Une alerte peut signifier qu’un fichier doit être traité ou qu’il y a un problème à corriger.
Voici à quoi ressemble un exemple de mail récapitulatif :
Avec cette fonctionnalité, gagnez en réactivité et assurez-vous que les fichiers déposés par vos clients soient traités sans délai ! 🚀