Dans cet article, nous allons voir le paramétrage pour récupérer automatiquement des fichiers de FULLL vers MyCompanyFiles.
Bonne pratique de tests
Utiliser un dossier test côté MCF et Fulll et tester la connexion en publiant 1 document par règle paramétrée dans Fulll afin de tester chaque chemin et renommage de fichier.
Une fois les tests concluants, le paramétrage est prêt à être dupliqué sur le reste des dossiers.
Comment paramétrer la récupération de FULLL vers MyCompanyFiles ?
Première étape : Accès à la partie Production Comptable
Deuxième étape : Configuration des paramètres de classement
2a/ Accès aux paramétrages
L’interconnexion entre Fulll et MyCompanyFiles permet de publier des états au format PDF d’après un chemin de classement paramétré au niveau Cabinet.
2b/ Paramétrage par défaut pour MyCompanyFiles
L’utilisateur pourra modifier le dossier de rangement et le nom de chaque type de fichier.
Troisième étape: Règles de nommage des noms de dossier et des noms de fichier
Par défaut, si vous ne souhaitez pas modifier le nom du fichier tel qu'il est sur Fulll, il faut saisir {defaultGedName}.pdf
3a/ Liste des variables disponibles
|
Variables |
Description | Exemple | Compta | Paie | Immo. |
| {annee} | Année de l’exercice | 2016 | X | X | X |
| {mois} | Mois de l’exercice | 06 | X | X | X |
| {moisEnLettre} | Mois de l’exercice (en lettre) | Juin | X | X | X |
| {exercice} | Exercice | 2016 | X | X | X |
| {periode} | Période | X | |||
| {periodeEnLettre} | Période (en lettre) | 3ᵉ Trimestre | X |
Cette liste évoluera au fur et à mesure dans les prochaines versions de fulll.
Par exemple, le dossier « DOSSIER COMPTABLE » sera vu différemment du dossier « Dossier comptable ».
3b/ Paramétrage des noms de fichiers
Exemples :
| Dossier de rangement | Nom de fichier |
Résultat |
|
GrandLivre_{exercice}.pdf |
GrandLivre_2016.pdf | |
| DOSSIER SOCIAL/{exercice}/ETATS POST-PAIE/{mois} |
DOSSIER SOCIAL/2016}/ETATS POST-PAIE/06 |
Quatrième étape: Choix des clients
Cette intégration repose sur l’association depuis l’interface de fulll de MyCompanyFiles pour un dossier géré dans fulll. Cette association se fait à la création d’un dossier ou depuis l’interface d’administration des dossiers.
4a/ À la création d’un dossier
Dans l’assistant de création de dossier, dans l’onglet Missions, l’utilisateur peut choisir d’associer une GED externe :
En cochant la case GED Externe, de nouvelles options sont disponibles :
La liste propose les GED externes gérées. Le cas échéant, l’utilisateur devra préciser le nom du dossier tel qu’il est paramétré dans MyCompanyFiles.
Cette étape est importante puisqu’elle conditionne l’accès au bon dossier dans MCF.
4b/ Sur un dossier existant
Dans la partie ADMINISTRATION, vous retrouverez la liste propose de vos dossiers en cliquant sur l'onglet dossier en haut à droite (voir 2 captures plus bas).
Il sera possible de faire cette association en sélectionnant plusieurs dossiers. Soit tout en utilisant le clic gauche sur le carré en haut à droite du tableau avec vos clients, soit une partie en maintenant CTRL et en sélectionnant les dossiers concerné. 
La fenêtre suivante permet de sélectionner le fournisseur et de renseigner le nom du dossier paramétré dans la MCF dans le cas où un seul dossier a été coché.
Dans le cas ou plusieurs dossiers sont sélectionnés, cet écran s'affiche et vous devez renseigner dans "référence externe du dossier" le nom du dossier dans MCF.
Cinquième étape: Publication des documents dans une GED Externe
5a/ Publication depuis l’écran de lancement d’une édition
Par défaut, la barre d’outils présente les menus grisés, en attente de la génération du fichier à publier :
Lorsque le fichier est généré, les menus deviennent actifs :
Document mis à disposition :
Guide Ibiza