Les étapes de paramétrage, de formation de vos collaborateurs et de rédaction des supports de communication sont derrière vous.
Il est désormais temps de vous consacrer à la dernière étape avant de communiquer le lancement de la plateforme auprès de vos clients : l’onboarding client.
L’ajout d’un nouvel outil, certes intuitif, va tout de même nécessiter un accompagnement auprès de vos clients. Nous préconisons de mettre en place un accompagnement que nous avons travaillé pour vous.
Ce dernier a été résumé en quelques étapes :
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Paramétrez et personnalisez le centre d’aide côté client. Pour ce faire, nous avons rédigé un document à ce sujet : “Customisez votre centre d’aide”. Lors de la première connexion de votre client sur la plateforme, le centre d’aide est un passage obligatoire, profitez-en pour faire passer le message de votre choix grâce à, par exemple, une vidéo propre à votre cabinet. Nous vous invitons à mettre à disposition deux manuels dans l’onglet “Manuel” : le guide utilisateur plateforme et le guide utilisateur application.
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Intégrez un portail de connexion vers la plateforme MyCompanyFiles sur votre site internet. Donnez la possibilité à vos clients de se connecter directement depuis votre site internet sans passer par le site “MyCompanyFiles”. Pour vous aider à intégrer ce portail de connexion, nous vous invitons à suivre ce guide. Profitez d’une astuce simple pour offrir une expérience utilisateur aboutit.
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Définissez votre procédure client : en fonction du type de document que votre client souhaite déposer sur la plateforme, la procédure va changer. L'objectif est de définir une procédure client simple et compréhensible : pour chaque document, définir une liste de données à collecter et décider où ces dernières doivent se ranger. Le client doit être en mesure de savoir ce qui est attendu de lui.
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Informez vos clients de l’arrivée du nouveau portail et / ou application grâce au mail “Arrivée de l’extranet et application”. Joignez à cet email le guide utilisateur plateforme qui présente les principales fonctionnalités de la plateforme ainsi que le parcours pour déposer un document sur la plateforme.
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Activez vos clients sur la plateforme, une fois que ces derniers auront reçu le mail d’arrivée de l’extranet. Pour activer vos clients, rendez-vous dans la roue crantée, puis dans “Contacts”.
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Lors de sa première connexion, votre client va être automatiquement redirigé vers le centre d’aide, dans l’onglet “Découvrez la plateforme”, où il va pouvoir visionner cinq vidéos lui présentant la plateforme. La plateforme a été conçue pour être d’une simplicité absolue pour le client. Cependant, si des questions persistent, ce dernier a à disposition différents manuels et tutoriels.
Afin que l’adoption de la plateforme par le client se fasse le mieux possible, ce dernier doit être guidé et accompagné tout au long de l’exercice. En mettant en place ces étapes, l’onboarding client sera effectué dans les meilleures conditions et l’expérience utilisateur sera quant à elle pleinement aboutie.