Comment envoyer des documents vers MyCompanyFiles depuis Kanta ?

Comment ça fonctionne ?

Le connecteur Kanta vous permet désormais d'envoyer les documents de vos clients et prospects (lettre d'admission, pièce d'identité, statuts, RBE, etc.) directement dans votre espace MyCompanyFiles, sans avoir à les télécharger puis les re-déposer.

• L'envoi se fait à la demande depuis la fiche du client ou du prospect dans Kanta.
• Vous pouvez paramétrer le classement pour que les documents arrivent exactement dans les bons dossiers de votre arborescence MyCompanyFiles.
• Le connecteur gère la notion d'exercice, vous permettant de ranger les documents dans l'année correspondante (ex: pour le secrétariat juridique).

Prérequis : Pour utiliser cette fonctionnalité, votre connecteur Kanta doit être activé et le dossier du client/prospect doit déjà avoir été créé dans MyCompanyFiles depuis Kanta.

Étape 1 : Paramétrer le classement des documents

1. Dans Kanta, cliquez sur "Paramètres" en bas à gauche.
2. Cliquez sur "Connecteurs" et retrouvez la carte MYCOMPANYFILES.
3. Assurez-vous d'avoir bien activé la fonctionnalité "Envoyer les documents du dossier".
4. Vous retrouvez le détail de tous les documents qu'il est possible d'envoyer. Un paramétrage par défaut vous est proposé.
5. Vous pouvez modifier ce paramétrage pour faire correspondre chaque type de document à l'arborescence spécifique qui existe actuellement sur votre espace MyCompanyFiles.

Étape 2 : Envoyer les documents depuis une fiche

1. Rendez-vous sur la fiche d'un prospect ou d'un client dans Kanta.
2. Vérifiez que le dossier a bien été créé (la mention de création dans MyCompanyFiles doit être visible).
3. Cliquez sur l'action "Envoi de document".
4. Une fenêtre s'ouvre, vous confirmant le lien avec le dossier existant dans MyCompanyFiles.
5. Sélectionnez ou vérifiez l'Exercice concerné. Cette information permet de classer les documents nécessitant une notion d'année au bon endroit dans votre arborescence.
6. Sélectionnez les documents à envoyer. Par défaut, si les documents n'ont jamais été envoyés, ils sont tous cochés.
7. Cliquez sur le bouton "Envoyer".
8. Une notification apparaît en bas de votre écran pour vous confirmer que les documents ont bien été envoyés.

C'est terminé ! Si vous vous rendez sur MyCompanyFiles, vous retrouverez vos documents (justificatifs, statuts, pièces d'identité...) classés automatiquement dans les bons dossiers.