Outil incontournable pour votre cabinet, les formulaires vont vous permettre de vous simplifier la vie au cabinet, mais aussi rendre la vie de vos clients plus intuitive
Pour avoir un fonctionnement optimal, merci de bien vérifier que votre version de navigateur soit à jour.
Fini les checklists pour demander des informations, fini les multiples mails de relance pour obtenir des documents.
Un ensemble de modèles de formulaire peut être mis à votre disposition :
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Formulaire pour l’Audit (CNCC)
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Compte d’attente : collecte de plusieurs documents grâce à l’import d’un fichier CSV, possibilité de refuser et de commenter chaque document. (pensez à visionner le tuto Compte d’attente)…
Création d'un modèle de formulaire
Dès la création de votre modèle de formulaire, vous devez y inscrire :
- le titre ;
- le corps de l'email (avec dans la zone grise, le fait de pouvoir insérer des attributs grâce à l'icône "{}", sélection d'attributs);
- la description(avec dans la zone grise, le fait de pouvoir insérer des attributs grâce à l'icône "{}", sélection d'attributs);
- le chemin "Zone de dépôt du compte rendu du formulaire" pour le récapitulatif des réponses au formulaire.
Exemple : Demande de nouveau contrat de travail par votre client.
Vous retrouverez dans le corps d'email et la description, l'icône "{}" qui vous permettra d'avoir accès à la sélection d'attributs afin de pouvoir utiliser les variables d'attributs renseignées dans les fiches clients.
Il existe différents choix d'attributs :
- Les attributs "génériques" (présentes dans toutes les fiches clients) : nom du client, nom du contact, prénom du contact suivi d'une étoile "*"
- Les attributs "spécifiques" présentes dans les fiches clients : attributs ajoutés dans vos fiches clients (sans étoile)
ATTENTION :
- si vous décidez de copier-coller du texte d'une source extérieure, il est important de copier coller préalablement ce texte dans un éditeur de texte type "Bloc note" puis de le copier-coller à nouveau dans le corps du mail afin de ne pas avoir de problématiques de mise en forme ;
- le nombre de caractères dans le corps du texte est limité à 8000 caractères (espace compris)
- pour optimiser la mise en forme de votre courriel, il est préconiser de vérifier le format utilisé (paragraphe, titres...)
Recommandation : il est intéressant de vous envoyer à vous même le modèle de formulaire que vous avez créé afin de vérifier la mise en forme définitive vous convient avant un envoi à vos clients finaux.
Pour réaliser ces vérifications nous vous recommandons de vous créer "un compte client test" sur la plateforme MyCompanyFiles.
Vous avez la possibilité d'ajouter des onglets, des sections, sous-sections et des questions en fonction de l'organisation de votre formulaire (cf. article "Création d'un formulaire avancé").
Les sections et sous-sections
Cliquez sur le bouton "Ajouter" pour construire le formulaire.
Afin de mieux vous organiser dans la création des formulaires et pour faciliter leur complétion par vos clients, il est possible d'organiser les formulaires avec des sections et sous-sections qui pourront être dupliquées ou réduites selon votre usage.
Cliquez sur "Ajouter une section" puis le bouton "Ajouter" et enfin, "ajouter une sous-section"
Vous pouvez, grâce à l'éditeur de texte, choisir le format : en-têtes, paragraphe…
Vous pouvez également, dans les sections, sous-sections et questions, insérer des attributs grâce à l'icône "{}"
Vous pouvez ajouter des questions dans une section ou sous-section selon vos envies.
Les questions
- Texte: réponse textuelle ;
- Date : affichage d'un calendrier/date du côté du client ;
- Nombre ;
- Choix unique : question à un seul choix ;
- Choix multiple : question à plusieurs choix ;
- Question conditionnelle : Au choix du client, déroulement d'une autre question ou entraînement :
- du passage à l'onglet suivant (validation de l'onglet en cours) ;
- du passage à une nouvelle section ;
- la clôture du formulaire (envoi du formulaire) .
- Dépôt de fichier : chemin de dépôt pour le document du client
⚠️(Attention à bien renseigner le chemin de dépôt, car s'il ne l'est pas, le/les fichiers déposés ne s'enregistreront pas). - Liste des documents manquants
⚠️(Attention à bien renseigner le chemin de dépôt, car s'il ne l'est pas, le/les fichiers déposés ne s'enregistreront pas).
Dans chaque question se trouvent des icônes qui permettent :
- de dupliquer la question ;
- de joindre des fichiers à la question ;
- de faire monter ou descendre la question ;
- de supprimer la question.
Vous pouvez également cocher la case "Verrouiller le formulaire après validation du client" qui permettra de verrouiller les questions du formulaire après que votre client ait validé ses réponses.
Bon à savoir :
Le corps d'email, la description ainsi que les questions sont définis à 8000 caractères maximum. Au-delà, le contenu ne sera pas enregistré.
Pour comprendre l'intérêt d'utiliser les formulaires, créer un modèle avancé, envoyer et suivre des formulaires => consulter les articles suivants :