3. Expression de vos besoins
Nous vous fournirons un fichier Excel pour structurer vos besoins. Ce fichier de mapping doit faire le lien précis entre l'arborescence interne du cabinet et l’arborescence souhaitée sur MyCompanyFiles, selon le modèle précédemment défini.
Plus d'informations dans cet article.
Nous vous accompagnerons lors de cette étape cruciale qui va permettre la personnalisation de votre Publisher et Downloader.
Mapping du Publisher - Système de fichiers Windows ou COALA
Si vous avez des difficultés, vous pouvez envoyer un mail à votre responsable de compte ou au support.
4. Paramétrage et phase de test
Intégration du mapping :
Après avoir reçu votre fichier de mapping, nous allons paramétrer l’outil conformément aux règles demandées sur le fichier de mapping.
Nous reviendrons ensuite vers vous lorsque le paramétrage sera terminé, et que la phase de test pourra débuter.
Phase de test :
Vous devez utiliser un échantillon de clients "tests", qui vous permettront de tester puis valider que le comportement est conforme à l’attendu.
Nous vous conseillons de tester sur un client qui possède sur la GED tous les types de fichiers que vous souhaitez voir remonter, et donc vérifier que ces documents remontent bien sur MyCompanyFiles.
Si vous détectez des anomalies, nous apporterons les explications ou modifications nécessaires.
Pour que votre client soit utilisé en test, il faudra lui ajouter l’attribut “TestAgentServeur” dans sa fiche client (renseignez une valeur quelconque dans l'attribut si possible).
Attention : il faut environ 1h pour que ce client test soit détecté par l'agent serveur.
Après, 1h vous pouvez lancer un rescan ou rescan sélectif pour faire remonter les documents.
Si les tests de bon fonctionnement de votre Publisher ne s'avèrent pas concluants, vous devez faire parvenir les problèmes rencontrés à votre référent Agent Serveur ou à l’adresse de support (srv.agent@mycompanyfiles.fr). Dans le cas contraire, nous validerons par défaut le bon fonctionnement 2 semaines après le démarrage de la phase de test et l'activerons à toute votre base client.
5. Phase de production
Rescan
Après validation du bon fonctionnement de l’outil, il peut être déployé sur l’ensemble de votre base client. Dès lors, tout nouveau fichier déposé sur le périmètre de l’agent serveur sera analysé, et s’il respecte les règles définies, il sera remonté sur MyCompanyFiles par le Publisher.
Pour le Publisher, vous pourrez dès lors lancer un rescan complet qui viendra récupérer l’historique complet des fichiers devant remonter sur MyCompanyFiles.
Pour le Downloader, le rescan n’est pas nécessaire car tous les documents (respectant les règles définies) viendront se déverser sur votre serveur directement.
Pilotage
Le pilotage de votre agent serveur (statistiques, rescan, information, état du service, etc) se font depuis votre plateforme dans Administration > Agent serveur.