Les groupes de collaborateurs et les droits associés

Dans ce guide, nous allons définir les différentes permissions accessibles pour les "groupes de collaborateurs" ainsi que les guides associés.

Administrateur : à accès à tous les modules

Chef de mission à accès aux fonctionnalités suivantes : 

• Gérer les dossiers clients (administrateur)
• Gérer les collaborateurs
• Administrer les contacts
• Créer un nouveau dossier client
• Affecter les collaborateurs aux dossiers clients
• Administrer les groupes de collaborateurs
• Administrer les accès temporaires
• Gérer les modèles de rappels
• Gérer les actualités
• Gérer la pop-up d'accueil
• Gérer les modèles de formulaires
• Gérer les besoins clients
• Consulter les statistiques générales/Consulter les statistiques avancées
• Gérer les permissions
• Définir les modèles d'arborescences
• Créer des modèles de fiches
• Créer les groupes de dossiers clients
• Accéder à mes factures MyCompanyFiles
• Suivre l'agent serveur 
• Gérer la corbeille
• Gérer les aides pour le contact
  
  

Collaborateurs (tout type) à accès aux fonctionnalités suivantes : 

• Administrer les contacts
• Gérer les actualités
• Gérer les modèles de rappels
• Administrer les accès temporaires
• Gérer la pop-up d'accueil
• Gérer les besoins clients
• Gérer les dossiers clients (consulter)
• Gérer les modèles de formulaires 

Stagiaire/Apprenti à accès aux fonctionnalités suivantes : 

• Administrer les contacts (renvoyer des mails d'activation, suivre l'activation)
• Gérer les actualités
• Gérer les modèles de rappels
• Gérer la pop-up d'accueil 
• Gérer les formulaires (Envoyer)
• Gérer les dossiers clients (Consulter)

 

Les différents droits d'accès aux fonctionnalités : 

Personnaliser les informations du cabinet 

Renseigner ou modifier les informations générales du cabinet. Renseigner ou modifier les informations liées à l’application smartphone. Gérer les paramètres avancés

Gérer les dossiers clients (Administrateur)

 

Créer, modifier et supprimer des dossiers clients. Consulter les dossiers clients. Gérer les permissions sur les dossiers clients : ajouter ou supprimer des permissions aux contacts ou aux collaborateurs sur des dossiers clients : 

- sur l’ensemble des dossiers clients de la plateforme (administrateur)

Définir les modèles d'arborescences

Créer, copier, dupliquer,  modifier, supprimer et importer les modèles d’arborescence. 

Il existe la possibilité d'effectuer des modifications pour TOUS les clients. Voici un guide

Gérer les collaborateurs

Créer, supprimer les collaborateurs, mettre à jour les informations de la fiche collaborateur. Activer/désactiver les récapitulatifs et notifications mails du collaborateur. Voici un guide

Administrer les contacts

Mettre à jour les informations de la fiche contact, les modifier et les supprimer. Renvoyer des mails d’activation (uniquement aux dossiers clients non activés du collaborateur qui fait l’action)

- sur l’ensemble des contacts de la plateforme (administrateur)
- uniquement sur les contacts des dossiers clients pour lequel le collaborateur a des droits

Suivre l’activation ou non des contacts (application et plateforme) :
- sur l’ensemble des contacts de la plateforme (administrateur)
- uniquement sur les contacts des dossiers clients pour lequel le collaborateur a des droits

Créer un nouveau dossier client

Création d'un nouveau dossier client mais également pour chaque dossier client la possibilité :

• d'ajouter et de créer des contacts ;
• d'affecter une arborescence ;
• d'appliquer des droits à des collaborateurs sur le dossier ;
• d'ajouter des connecteurs et d'envoyer des formulaires ;
• Voici le guide

Créer des modèles de fiches

Créer, modifier ou supprimer les modèles de fiches dossiers clients, contacts, collaborateurs. Ajouter des attributs dans les différents modèles.
Certaines modifications de ces modèles peuvent entraîner des changements sur TOUS les clients. Voici le guide

Affecter les collaborateurs aux dossiers clients

Affecter des collaborateurs ou des groupes de collaborateurs à des dossiers clients. Affecter des dossiers clients ou des groupes de dossiers clients à des collaborateurs. Voici le guide

Créer les groupes de dossiers clients

Créer et supprimer les groupes de dossiers clients. Voici le guide

Administrer les accès temporaires

Modifier, prolonger la date de fin d’accès et supprimer un accès temporaire

Permettre à un tiers d’avoir un accès maitrisé et limité en temps sur la plateforme (sur un ou plusieurs dossiers donnés). Voici le guide

Gérer les actualités

Créer, modifier ou supprimer une actualité. Paramétrer un digest (résumé d’actualités). Créer, modifier ou supprimer un flux RSS et envoyer un récapitulatif hebdomadaire des actualités publiées par le cabinet. Voici le guide

Administrer les groupes de collaborateurs

 

Créer, modifier, dupliquer et supprimer les groupes de collaborateurs. Gérer les accès aux fonctionnalités pour les groupes de collaborateurs. 

Gérer les modèles de rappels

Créer, modifier, visualiser ou supprimer un modèle de rappel, envoyer un rappel. Voici le guide

Gérer la corbeille

Restaurer et supprimer complètement, tout ou partie les éléments de la corbeille. Définir la durée de rétention (de 1 à 6 mois). Voici le guide

Paramétrer les connecteurs

Activer/suspendre les services des connecteurs. Paramétrer les services au sein de la plateforme . Ces changements peuvent impacter TOUS les clients. 

Gérer les aides pour le contact 

 

Ajouter, modifier, supprimer des supports (manuels, supports PDF, vidéos) du centre d’aide pour les contacts. Voici le guide

Gérer les modèles de formulaires (Administrateurs)

• Créer un modèle de formulaire : créer, dupliquer, modifier et supprimer un modèle de formulaire 

• Envoyer un formulaire : programmer ou envoyer immédiatement un formulaire à un ou plusieurs destinataires (dossier client, contact, collaborateur) 

• Piloter les formulaires : clôturer et relancer un formulaire, modifier un statut

• Suivre les formulaires : visualiser les statuts des réponses, exporter les formulaires ouverts et télécharger le récapitulatif

Certaines modifications dans ces modules peuvent impacter TOUS les clients. Voici le guide

Envoyer un formulaire (anciennement formulaire en envoi seul)

• Envoyer un formulaire : programmer ou envoyer immédiatement un formulaire à un ou plusieurs destinataires (dossier client, contact, collaborateur) 
• Permission pour le collaborateur d'envoyer des modèles de formulaires depuis le dossier de chaque client. Il ne peut pas modifier les modèles, mais simplement les adapter pour ses clients. Voici le guide

Suivre l'agent serveur

Suivre les actions d’interventions et les statistiques. 

Administration de l’agent serveur : Publisher, Lien GI, Downloader… Si option est en place dans votre cabinet. Voici le guide 

Gérer les besoins clients

Créer, modifier ou supprimer un besoin. Activer/désactiver un besoin. Gérer les besoins des clients : traiter, archiver ou exporter.

Certaines modifications peuvent impacter TOUS les clients.

Gérer les permissions

 

Gérer les permissions sur les dossiers clients : ajouter ou supprimer des permissions aux contacts ou aux collaborateurs sur des dossiers clients : 

- sur l’ensemble des dossiers clients de la plateforme (administrateur)
- uniquement sur les dossiers clients pour lequel le collaborateur a des droits

Gérer la pop-up d'accueil

Créer, modifier ou supprimer le pop-up d’accueil qui apparaît sur la plateforme client au moment de la connexion

Ce module impacte TOUS les clients.

Consulter les statistiques générales

Affichage des statistiques pour les collaborateurs sur la plateforme. Les statistiques sont calculées en fonction des droits affectés aux collaborateurs en termes de dossiers clients.

Consulter les statistiques avancées

Consulter, exporter et télécharger les statistiques avancées (taux d'activation, statistiques d'usages et de dépôt, répartition des dépôts, ...)

Accéder à mes factures MyCompanyFiles 

Visualiser l’historique des factures. Télécharger les factures 

 

Gérer les dossiers clients

• créer, modifier et supprimer des dossiers clients
• consulter les dossiers clients (lecture seule, aucune modification possible sur les dossiers clients)
• gérer les permissions sur les dossiers clients : ajouter ou supprimer des permissions aux contacts ou aux collaborateurs sur des dossiers clients : 

- soit sur l’ensemble des dossiers clients de la plateforme (si administrateur)
- soit uniquement sur les dossiers clients pour lequel le collaborateur a des droits

 

 

 

Pour en savoir plus sur : 

- Administrer les groupes de collaborateurs, cliquez ici 

- Comment créer un nouveau groupe de collaborateurs, cliquez ici